PROSEDUR APLIKASI/PERMOHONAN SERTIFIKASI

 

 

  1. Pemohon Sertifikasi (PHPL dan/atau VLK) bisa menggunakan Surat Aplikasi Sertifikasi  PT. Almasentra Sertifikasi yang filenya dapat didownload di sini atau dengan menghubungi PT. Almasentra Sertifikasi melalui email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. atau melalui facsimile ke nomor 021-78838339, atau melaui telepon ke nomor 021-78838340/41 atau melalui pos ke alamat kantor Almasentra Sertifikasi.
  2. Surat Aplikasi sertifikasi yang dikirimkan ke PT. Almasentra Sertifikasi harus ditembuskan ke Direktur BUHA/BUHT/BRPUK, Kepala Dinas Provinsi dan Kepala Balai P2HP.
  3. Sejak diterima surat aplikasi sertifikasi dari pemohon (aplikan), Manajer Sertifikasi akan segera mengirimkan Surat Jawaban Aplikasi berupa permintaan dokumen dengan dilampiri Formulir Aplikasi kepada Aplikan. File Formulir Aplikasi Sertifikasi PHPL dapat didownload  disini dan untuk Formulir Aplikasi Sertifikasi VLK dapat didownload disini.
  4. Dalam hal aplikan mengajukan permohonan penilaian kinerja PHPL secara multilokasi (multisite), maka Almasentra Sertifikasi menindaklanjutinya dengan meminta hasil internal audit secara keseluruhan lokasi (100%).
  5. Dokumen aplikasi yang dikirimkan pemohon ke PT. Almasentra Sertifikasi, bisa berupa softcopy  dan/atau  hardcopy.
  6. Manajer Sertifikasi dan/atau Staff Sertifikasi bertanggung jawab untuk menerima dan meregister setiap dokumen aplikasi yang dikirim oleh pemohon sertifikasi ke PT. Almasentra Sertifikasi. 
  7. Manajer Sertifikasi akan melaksanakan kajian permohonan terhadap formulir aplikasi yang diterima dan memelihara rekaman aplikasi sertifikasi pemohon untuk menjamin :
      1. Semua informasi pemohon yang dipersyaratkan dalam formulir aplikasi telah dilengkapi oleh pemohon sertifikasi,
      2. PT. Almasentra Sertifikasi  mampu melaksanakan sertifikasi yang diminta oleh pemohon sertifikasi sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi,
      3. Menganalisis tingkat kompleksitas dan aksesibilitas pemohon sertifikasi guna menentukan kompetensi personel sertifikasi dan keperluan jumlah personel sertifikasi,
      4. Menghilangkan perbedaan pengertian antara PT. Almasentra Sertifikasi dengan pemohon sertifikasi,
      5. Pemohon sertifikasi tidak terkait dengan PT. Almasentra Sertifikasi perihal kepemilikan, konsultasi, atau hal-hal lainnya yang dapat mempengaruhi prinsip ketidakberpihakan dan independensi proses sertifikasi.
  8. Dalam melakukan tinjauan terhadap formulir aplikasi, Manajer Sertifikasi akan memastikan bahwa formulir aplikasi dari pemohon sertifikasi sudah  terisi dengan lengkap, untuk menjamin bahwa :
      1. Informasi yang diberikan tentang atau mengenai pemohon sertifikasi dan pengelolaannya sudah cukup untuk dilakukan audit,
      2. Persyaratan pemohon  untuk sertifikasi telah disediakan dan secara jelas ditetapkan,
      3. Informasi terkait status sertifikasi bahan baku dan/atau supplier bahan baku telah didefinisikan dengan jelas (khusus untuk aplikan VLK Industri),
      4. Informasi terkait keberadaan sub-kontrak pemohon telah didefinisikan dengan jelas,
      5. Ruang lingkup sertifikasi termasuk lokasi operasional pemohon sudah ditetapkan secara jelas,
      6. Ruang lingkup sertifikasi sesuai dengan Peraturan Dirjen PHPL No : P.14/PHPL/SET/4/2016.
  9. Manajer Sertifikasi akan mengusulkan alokasi waktu audit, alokasi HOK (Hari Orang Kerja), dan kompleksitas sertifikasi kepada Direktur Almasentra.
  10. Jika ada informasi yang kurang atau tidak jelas, Manajer Sertifikasi akan segera menghubungi pemohon sertifikasi untuk melengkapi informasi yang kurang atau tidak jelas tersebut.
  11. Jika ruang lingkup sertifikasi pemohon di luar ruang lingkup akreditasi PT. Almasentra Sertifikasi dan/atau  pemohon sertifikasi terkait dengan kegiatan PT. Almasentra Sertifikasi dan/atau pengurus, karyawan atau pemegang sahamnya yang akan menyebabkan ancaman ketidakberpihakan dan/atau independensi pelaksanaan proses sertifikasi maka proses sertifikasi tidak boleh dilanjutkan.
  12. Manajer Sertifikasi memberikan rekomendasi Hasil Kajian Aplikasi PHPL /Hasil Kajian Aplikasi VLK kepada Direktur Almasentra untuk menentukan dapat/tidaknya proses sertifikasi tersebut dilakukan.
  13. Setelah menerima hasil kajian aplikasi, Direktur Almasentra akan segera mengirimkan Surat Hasil Kajian Aplikasi PHPL /Surat Hasil Kajian Aplikasi VLK kepada pemohon sertifikasi.
  14. Jika proses sertifikasi bisa dilanjutkan rekomendasi hasil kajian tersebut juga termasuk rekomendasi kisaran biaya sertifikasi.