PROSEDUR PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL

 

DASAR ACUAN

  1. Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor P.30/Menlhk/Setjen/PHPL.3/3/2016 tentang Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu pada Pemegang Izin, atau pada Hutan Hak (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 368).
  2. Peraturan Direktur Jenderal Pengelolaan Hutan Produksi Lestari No.  P.14/PHPL/SET/4/2016 tanggal     29 April 2016  tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pengelolaan hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu

 

VERIFIKASI PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL

  1. Permohonan Verifikasi
      1. Eksportir produk industri kehutanan (Klien) mendaftarkan petugas yang bertanggung jawab mengajukan/menandatangani permohonan penerbitan Dokumen V-Legal kepada PT. Almasentra Sertifikasi.
      2. Pendaftaran petugas penandatangan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal tersebut harus dilampiri dengan bukti yang kuat berupa Surat Penetapan atau Surat Kuasa dari Pimpinan Perusahaan yang tercantum dalam Akta Notaris.
      3. Klien mengajukan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal kepada PT. Almasentra Sertifikasi  dengan mengisi blanko Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dilampiri dengan salinan invoice dan/atau salinan packing list barang yang akan diekspor.
  2. Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal bagi Eksportir Produsen
      1. Klien mengirimkan kepada PT. Almasentra Sertifikasi salinan dokumen :
          1. LMK atau laporan persediaan,
          2. Dokumen/daftar pesanan produk,
          3. Salinan dokumen angkutan dan
          4. Salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok yang terkait dengan kayu dan produk kayu yang akan diekspor,
          5. Dan bila diperlukan berupa contoh produk yang akan diekspor untuk diverifikasi oleh LVLK.
      2. Dokumen LMK atau laporan persediaan dikirimkan kepada LVLK setiap bulan.
      3. LMK atau laporan persediaan yang dikirim pertama kali dicatat sebagai stok awal neraca kayu dan bulan-bulan berikutnya digunakan untuk penyesuaian neraca stok kayu setelah dilakukan pemeriksaan silang dengan salinan dokumen angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok.
      4. Apabila terdapat perbedaan antara data pada LMK atau laporan persediaan dengan salinan dokumen angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok, maka LVLK meminta klarifikasi terlebih dahulu.
      5. Apabila diperlukan dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling.
      6. Rekapitulasi penerimaan dokumen angkutan dari pemasok dikirimkan kepada PT. Almasentra Sertifikasi secara teratur untuk memperbarui data pasokan neraca stok kayu.
      7. Rekapitulasi tersebut harus memuat informasi mengenai jenis kayu/spesies dan nomor S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok.
      8. Apabila diperlukan, PT. Almasentra Sertifikasi dapat meminta asli dokumen angkutan dan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok
      9. Dalam hal Klien menerima kayu bongkaran/ kayu bekas (daur ulang) termasuk sampah kayu bukan dari kayu lelang yang dilengkapi Surat Keterangan/ Berita Acara dari Dinas yang membidangi kehutanan atau dari Aparat Desa/Kelurahan, maka  Surat Keterangan/ Berita Acara tersebut merupakan DKP, sehingga terhadap produk olahan dari kayu tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal.
      10. Dalam hal Klien menerima kayu olahan dari Hutan Hak yang dilengkapi S-LK atau DKP, terhadap produk olahan tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal.
      11. Dalam melakukan verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal, PT. Almasentra Sertifikasi dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang diekspor.
      12. PT. Almasentra Sertifikasi akan membuat neraca stok kayu yang memuat kecukupan volume pasokan dan pemakaian bahan baku dengan memperhatikan faktor rendemen dalam proses produksi. Neraca stok kayu tersebut akan digunakan sebagai data pokok verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal.
  3. Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal bagi Eksportir Non-Produsen
      1. Klien mengirimkan salinan LMK atau laporan persediaan setiap bulan dari seluruh industri pemasoknya kepada LVLK.
      2. Klien mengirimkan kepada PT. Almasentra Sertifikasi salinan Nota Angkutan/Surat Jalan Pembelian Produk yang berasal dari industri pemasoknya disertai dengan salinan S-LK atau DKP dari pemasok.
      3. Klien mengirimkan laporan persediaan produk setiap bulan.
      4. Laporan persediaan produk yang dikirim pertama kali dicatat sebagai stok awal neraca produk dan bulan-bulan berikutnya digunakan untuk penyesuaian neraca stok produk setelah dilakukan pemeriksaan silang dengan Nota Angkutan/surat jalan pembelian produk.
      5. Dalam melakukan verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal, PT. Almasentra Sertifikasi dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang diekspor.
      6. PT. Almasentra Sertifikasi akan membuat neraca stok produk yang memuat kecukupan volume pasokan dan pengeluaran produk. Neraca stok produk tersebut akan digunakan sebagai data pokok verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal.

 

PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL

  1. Mekanisme penerbitan Dokumen V-Legal melalui SILK online
      1. Bagi Klien yang hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal dinyatakan “MEMENUHI”, PT. Almasentra Sertifikasi akan menerbitkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan dipenuhi persyaratan secara lengkap.
      2. Dalam hal hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-legal dinyatakan “TIDAK MEMENUHI”, PT. Almasentra Sertifikasi tidak menerbitkan Dokumen V-Legal.
      3. Selanjutnya PT. Almasentra Sertifikasi akan membuat Laporan Ketidaksesuaian untuk disampaikan kepada Klien dan Direktur Jenderal.
      4. PT. Almasentra Sertifikasi akan menyampaikan Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur Jenderal melalui Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak keputusan ditetapkan.
      5. Klien  diwajibkan untuk menyerahkan salinan PEB selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya Dokumen V-Legal.
      6. Jika dalam jangka waktu tersebut Klien tidak mengirimkan salinan PEB kepada PT. Almasentra Sertifikasi, maka Dokumen V-Legal dianggap tidak dapat dipastikan penggunaannya.
      7. Sehubungan dengan butir (f) di atas, maka pelayanan penerbitan Dokumen V-Legal selanjutnya ditunda sampai dengan Klien menyampaikan laporan PEB yang diminta.
      8. Laporan PEB yang sudah disampaikan Klien kepada PT. Almasentra Sertifikasi akan dibuat Rekapitulasi Laporan PEB dan dilaporkan kepada Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu setiap bulan paling lambat tanggal 10.
  2. Mekanisme penerbitan Dokumen V-Legal secara manual
      1. Dalam hal Sistem Informasi Legalitas Kayu tidak berfungsi karena kahar (force majeure), LVLK dapat menerbitkan Dokumen V-Legal secara manual.
      2. Keadaan kahar (force majeure) sebagaimana dimaksud pada huruf (a), dapat berupa:
          1. Bencana alam berupa banjir, gempa bumi, longsor, bencana-bencana lainnya yang terjadi secara alami, dan/atau
          2. Kebakaran, pemadaman listrik dan pencurian peralatan, dan/atau
          3. Kerusakan dan tidak berfungsinya sarana dan prasarana pendukung sistem aplikasi Sistem Informasi Legalitas Kayu selama lebih dari 4 (empat) jam.
      3. Keadaan kahar (force majeure) berupa bencana alam sebagaimana dimaksud pada huruf (b) butir 1) dinyatakan oleh Pejabat berwenang.
      4. Sedangkan keadaan kahar berupa kebakaran dan kerusakan sebagaimana dimaksud pada butir (b) butir 2 dan butir 3, dinyatakan melalui surat edaran Direktur Pengolahan dan Pemasaran Hasil Hutan dan disampaikan kepada LVLK, Inatrade, INSW dan competent authority/pejabat yang berwenang di negara tujuan.
      5. Penerbitan Dokumen V-Legal sebagaimana dimaksud pada huruf (a) dilakukan dengan mengisi Dokumen V-Legal yang diperuntukkan untuk penerbitan secara manual (ditandai dengan stempel “MANUAL” di sebelah kanan atas).
      6. Pengisian dapat dilakukan dengan tulis tangan, mesin ketik maupun dengan alat elektronik lainnya.
      7. Dokumen V-Legal ditandatangani pejabat yang spesimen tanda tangannya telah disampaikan kepada LIU serta dibubuhi cap PT. Almasentra Sertifikasi.
      8. Dokumen V-Legal dalam bentuk manual yang telah diterbitkan oleh PT. Almasentra Sertifikasi akan disampaikan kepada LIU, Inatrade, dan INSW .
      9. Dalam keadaan kondisi kahar (force majeure) telah berakhir yang akan dinyatakan melalui surat edaran dan/atau pemberitahuan secara elektronik oleh pejabat yang berwenang, maka penerbitan Dokumen V-Legal secara manual tidak berlaku lagi.
      10. Setelah SILK on-line kembali berfungsi maka PT. Almasentra Sertifikasi akan melakukan entry Dokumen V-Legal yang dibuat secara manual.
  3. Larangan
      1. Dokumen V-Legal tidak boleh diterbitkan terhadap hasil produksi yang berasal dari kayu lelang.

 

PERPANJANGAN DOKUMEN V-LEGAL

  1. Dalam hal terjadi force majeure atau sebab-sebab yang sah lainnya di luar kendali Klien yang terjadi setelah produk melalui pabean Indonesia, PT. Almasentra Sertifikasi dapat memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal selama-lamanya 2 (dua) bulan.
  2. Klien dapat mengajukan surat permohonan perpanjangan Dokumen V-Legal yang memuat alasan perpanjangan dengan melampirkan Dokumen V-Legal Lembar ke-5.
  3. PT. Almasentra Sertifikasi akan melakukan verifikasi terhadap kebenaran alasan perpanjangan tersebut.
  4. Setelah dilakukan verifikasi, PT. Almasentra Sertifikasi akan perpanjangan masa berlaku Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan alasan terjadi force majeure atau sebab-sebab yang sah lainnya dan dilaporkan ke LIU.
  5. Dokumen V-Legal perpanjangan waktu harus berisi informasi dan referensi yang sama dengan Dokumen V-Legal yang diperpanjang, dan diberi tanda "Validated On" pada kotak 18 dan dilaporkan kepada LIU.
  6. Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan perpanjangan tersebut tidak dapat diterima, maka PT. Almasentra Sertifikasi tidak memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal.

 

PENGGANTIAN DOKUMEN V-LEGAL KARENA HILANG ATAU RUSAK

  1. Dalam hal terjadi kerusakan atau kehilangan Dokumen V-Legal Lembar Ke-1 dan/atau Lembar ke-2, Klien atau Perwakilan Resminya dapat mengajukan permohonan penggantian Dokumen V-Legal dengan membuat surat permohonan penggantian Dokumen V-Legal yang memuat alasan penggantian dengan melampirkan Dokumen V-Legal Lembar ke-5.
  2.  PT. Almasentra Sertifikasi akan melakukan verifikasi terhadap kebenaran alasan penggantian tersebut.
  3. Setelah melakukan verifikasi dan alasan penggantian dapat diterima, maka PT. Almasentra Sertifikasi akan menerbitkan penggantian Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak diterimanya permohonan penggantian dan melaporkannya ke LIU.
  4. Dokumen V-Legal pengganti harus berisi informasi dan referensi yang sama dengan Dokumen V-Legal yang digantikan, dan diberi tanda “Replacement Licence” pada kotak 18 dan dilaporkan kepada LIU.
  5. Dengan diterbitkannya Dokumen V-Legal pengganti, maka Dokumen V-Legal yang hilang/rusak dinyatakan tidak berlaku.
  6. Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan penggantian tersebut tidak dapat diterima, maka PT. Almasentra Sertifikasi tidak akan mengganti Dokumen V-Legal.

 

PEMBATALAN DOKUMEN V-LEGAL

  1. Dalam hal terjadi gagal ekspor, eksportir produk industri kehutanan harus segera melaporkan kepada PT. Almasentra Sertifikasi untuk membatalkan Dokumen V-Legal dengan menyebutkan alasan pembatalan serta melampirkan Dokumen V-Legal Lembar ke-1, 2, 3, 5 dan 7.
  2. Dalam hal terjadi barang yang diekspor hilang atau rusak sebelum sampai di negara tujuan, maka Dokumen V-Legal Lembar ke 1, 2, 3 dan 5 dikembalikan kepada PT. Almasentra Sertifikasi.
  3. PT. Almasentra Sertifikasi  akan melakukan verifikasi terhadap kebenaran gagal ekspor.
  4. Dalam  hal  hasil  verifikasi  dinyatakan  terjadi  gagal  ekspor,  maka PT. Almasentra Sertifikasi akan membatalkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya laporan pembatalan dan melaporkannya ke LIU dan otoritas pabean Indonesia.
  5. Dalam hal hasil verifikasi dinyatakan tidak terjadi gagal ekspor, maka PT. Almasentra Sertifikasi tidak akan membatalkan Dokumen V-Legal.

 

BIAYA PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL

Biaya Penerbitan Dokumen V-Legal melalui verifikasi dibebankan kepada Klien .

 

PERSYARATAN UMUM DOKUMEN V-LEGAL

  1. Dokumen V-Legal dan lampiran Dokumen V-Legal berbentuk kertas dan/atau dalam bentuk elektronik.
  2. Pengisian Dokumen V-Legal menggunakan bahasa Inggris, seluruhnya dalam huruf kapital kecuali untuk penulisan nama ilmiah spesies, dengan cara mengisi seluruh bagian (tamper proof) sedemikian rupa sehingga tidak memungkinkan dilakukan pengisian selain oleh PT. Almasentra Sertifikasi dan tidak boleh terdapat perubahan antara lain: hapusan, tindisan atau coretan.
  3. Panduan pengisian Dokumen V-Legal adalah sebagaimana terlampir.
  4. Dokumen V-Legal ditanda-tangani (dapat berbentuk tanda tangan elektronik) oleh petugas PT. Almasentra Sertifikasi yang telah ditunjuk dan dibubuhkan cap PT. Almasentra Sertifikasi dengan menggunakan stempel biasa atau stempel tekan timbul (embossed) atau stempel perforasi.
  5. Dalam hal isian untuk produk yang diekspor tidak mencukupi pada kotak 9 sampai dengan kotak 16, maka Dokumen V-Legal dilengkapi lampiran yang memuat keterangan atau informasi rincian produk yang meliputi deskripsi komersial, kode HS, nama umum dan ilmiah, negara panen, kode ISO untuk negara panen, volume (m3), berat bersih (kg), dan jumlah unit.
  6. Dokumen lampiran merupakan satu kesatuan dengan Dokumen V-Legal dengan spesifikasi sama dengan Dokumen V-Legal, ditandatangani dan dicap sebagaimana Dokumen V-Legal.
  7. Dokumen V-Legal berlaku selama 4 (empat) bulan sejak tanggal diterbitkan.
  8. Dokumen V-Legal dalam bentuk elektronik akan dikirimkan oleh PT. Almasentra Sertifikasi kepada SILK Online untuk diteruskan kepada (a) sistem INATRADE di Kementerian Perdagangan, (b) otoritas pabean Indonesia melalui sistem  Indonesia National Single Window (INSW), dan apabila diperlukan kepada (c) otoritas kompeten negara tujuan ekspor.

 

SPESIFIKASI BLANKO V-LEGAL

  1. Blanko V-Legal dan Blanko lampiran Dokumen V-Legal menggunakan kertas ukuran A4 standar, dicetak menggunakan format sebagaimana lampiran Q dengan Tanda V-Legal timbul serta memiliki tanda air (watermark).
  2. Dokumen V-Legal dalam bentuk kertas dibuat 7 (tujuh) rangkap, dengan peruntukan sebagai berikut :
      1. Lembar ke-1 (warna putih), untuk otoritas kompeten negara tujuan.
      2. Lembar ke-2 (warna kuning), untuk pabean negara tujuan.
      3. Lembar ke-3 (warna putih), untuk importir.
      4. Lembar ke-4 (warna putih), untuk LVLK.
      5. Lembar ke-5 (warna putih), untuk eksportir.
      6. Lembar ke-6 (warna putih), untuk Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu.
      7. Lembar ke-7 (warna putih), untuk Pabean Indonesia.
  3. Dokumen V–Legal Lembar ke-1 dan ke-2 disampaikan oleh Klien kepada importir di negara tujuan tempat pelabuhan bongkar, bersamaan dengan dokumen lainnya terkait pengapalan/ekspor-impor.

 

PENGIRIMAN SPESIMEN TANDA TANGAN DAN CAP

  1. PT. Almasentra Sertifikasi telah menyampaikan daftar petugas penandatangan Dokumen V-Legal, spesimen tanda tangannya serta contoh hasil cap Penerbit Dokumen V-Legal kepada LIU segera setelah sejak ditetapkan sebagai Penerbit Dokumen V-Legal, dan menyampaikan tembusannya kepada Direktur Jenderal Bea dan Cukai Kementerian Keuangan.
  2. Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu (LIU) dapat memberikan informasi mengenai daftar petugas yang menandatangani Dokumen V-Legal, beserta spesimen tanda tangan petugas dan cap LVLK kepada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kementerian Keuangan dan otoritas kompeten negara tujuan ekspor apabila diminta.

 

KETENTUAN KHUSUS/ SKEMA KERJASAMA

Dalam hal perjanjian antara Indonesia dengan Uni Eropa melalui FLEGT-VPA telah entry into force maka Dokumen V-Legal akan berlaku sebagai FLEGT license untuk ekspor ke negara tujuan Uni Eropa.