DASAR ACUAN

  1. ASF-MS, Msnual Sistem
  2. Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor P.30/Menlhk/Setjen/ PHPL.3/3/2016 tentang Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu pada Pemegang Izin, atau pada Hutan Hak (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 368).
  3. Peraturan Dirjen Pengelolaan Hutan Produksi Lestari No. P.14/PHPL/SET/4/2016 tanggal 29 April 2016 Tentang Standar Dan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (PHPL) Dan Verifikasi Legalitas Kayu (VLK)
  4. SNI ISO/IEC 17065:2012 Penilaian Kesesuaian Persyaratan Untuk Lembaga Sertifikasi Produk, Proses dan Jasa.
  5. SNI ISO/IEC 19011:2012 Panduan Audit Sistem Manajemen.
  6. Daftar Penunjang Lembaga Sertifikasi (DPLS) 13 Rev.0 adalah Syarat dan Aturan Tambahan Akreditasi Lembaga Penilai Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (LP PHPL)

 PERSIAPAN AUDIT

  1. Penetapan Tim Audit
      1. Almasentra Sertifikasi akan menetapkan Tim Audit sesuai dengan persyaratan dan kompetensinya,  menyiapkan protocol kerja, asuransi jaminan keselamatan Tim Audit dan persiapan lain untuk kelancaran pelaksanaan audit
      2. Tim Audit akan terdiri dari auditor dengan kompetensi bidang : Prasyarat, Produksi, Ekologi, Sosial dan bidang Verifikasi Legalitas Kayu, dengan salah satu diantaranya sebagai Lead Auditor.
      3. Almasentra Sertifikasi dapat menyertakan Auditor Magang atas biaya sendiri dan atas persetujuan Auditee.
      4. Auditee berhak mengajukan keberatan secara tertulis atas personel Tim Audit yang akan ditugaskan dengan disertai alasan penolakan.
      5. Apabila alasan dapat diterima, akan diajukan nama baru yang harus diterima oleh Auditee selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja setelah penyampaian rencana audit.
      6. Kesempatan penggantian personel Tim Audit atas keberatan Auditee hanya diberikan satu kali untuk setiap kunjungan Audit.
      7. Jika ketentuan di atas  tidak terpenuhi atau alasan tidak dapat diterima, maka Tim Audit adalah tim yang pertama kali ditunjuk oleh Almasentra Sertifikasi.
  2. Rencana Audit
      1. Menetapkan rencana audit yang menjamin pelaksanaan audit dapat memenuhi persyaratan SNI ISO 19011 : 2012.
      2. Melakukan pembahasan rencana audit dengan Auditee untuk menentukan kesiapan waktu pelaksanaan audit.
  3. Permohonan Surat Pemberitahuan
      1. Almasentra akan menyampaikan surat pemberitahuan rencana pelaksanaan audit lapangan kepada Direktur BUHA/BUHT/BRPUK agar dapat diterbitkan surat pemberitahuan kepada instansi terkait tingkat Provinsi, tingkat Kabupaten/Kota dan UPT Ditjen PHPL di Provinsi selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit lapangan.
      2. Dalam hal terjadi perubahan recana, Almasentra akan menyampaikan surat perubahan rencana tersebut kepada Direktur BUHA/BUHT/BRPUK agar dapat diterbitkan surat pemberitahuan perubahan rencana audit.

 

PELAKSANAAN AUDIT

  1. Audit Tahap I
      1. Manajer Sertifikasi PHPL akan mengirimkan Surat Permintaan Dokumen kepada Auditee.
      2. Segera setelah dokumen Auditee diterima, Tim Audit akan melakukan :
      3. Verifikasi kelengkapan dokumen Auditee,
      4. Mempelajari kondisi lapangan,
      5. Mengkaji kecukupan data,
      6. Mengkaji kesiapan Auditee  dan menentukan metodologi penilaian, serta
      7. Menyusun Laporan Hasil Audit Tahap I dan rencana pelaksanaan Audit Tahap II.
      8. Dalam hal dibutuhkan dokumen tambahan,  tim audit berkoordinasi dengan Manajer Sertifikasi PHPL untuk dimintakan secara tertulis kepada Auditee perihal kebutuhan dokumen tambahan.
      9. Tim audit dapat mengumpulkan informasi penting terkait lingkup sertifikasi PHPL dari sumber lain misalnya melalui konsultasi dengan Direktorat BUHA/BUHT/BRPUK untuk memperoleh informasi penting misalnya surat peringatan yang berkaitan dengan pemenuhan atau pelaksanaan kewajiban auditee.
      10. Apabila dipandang perlu Audit Tahap I dapat dilakukan di lapangan.
      11. Memastikan ketidaksesuaian yang ditemukan (jika ada) telah diselesaikan oleh Auditee.
      12. Laporan Hasil Audit Tahap I akan disusun dengan sistimatika sebagaimana telah diatur dalam Lampiran 4 Perdirjen PHPL No. P.14/PHPL/SET/4/2016 tanggal 29 April 2016.
      13. Laporan Hasil Audit Tahap I  akan direview, disetujui Manajer Sertifikasi PHPL dan diserahkan kepada Auditee.
  2. Rencana Audit Tahap II
      1. Manajer Sertifikasi menyampaikan surat pemberitahuan Rencana Audit Tahap II kepada Auditee dengan  dilampiri Jadwal Audit.
      2. Tim Audit dan Manajer Sertifikasi PHPL melakukan pembahasan Rencana Audit Tahap II dengan Auditee untuk memastikan kesiapan Auditee, mengkaji alokasi sumber daya dan persetujuan auditee atas rincian Audit Tahap II.
  3. Pengumuman Rencana Audit Tahap II
      1. Mengumumkan rencana audit tahap II di website Kementerian (www.menlhk.go.id), di desa/kelurahan lokasi auditee dan/atau media massa selambat- lambatnya 14 (empat belas) hari kalender sebelum audit lapangan dilaksanakan.
      2. Menyampaikan surat pemberitahuan kepada Pemantau Independen (PI) tentang rencana penilaian, meliputi jadwal dan tata waktu pelaksanaan kegiatan, Tim Audit, disertai dengan informasi profil singkat auditee selambat- lambatnya 14 (empat belas) hari kalender sebelum audit lapangan dilaksanakan.
      3. Mengumumkan rencana audit tahap II di website www.almasentra.com dan di website http://silk.dephut.go.id  selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sebelum audit tahap II dilaksanakan.
  4. Pelaksanaan Audit Tahap II
      1. Koordinasi dengan Instansi Kehutanan Propinsi Sebelum Audit
          1. Koordinasi rencana audit lapangan akan dilakukan dengan Instansi Kehutanan Provinsi dan Balai P2HP serta Balai Pemantapan Kawasan Hutan.
          2. Koordinasi instansi tersebut akan diikuti seluruh anggota tim untuk memperlihatkan  kesesuaiannya dengan yang nama personil Tim Audit yang tercantum dalam surat pengantar Direktur BUHA/BUHT/BRPUK.
          3. Tim Audit meminta informasi tambahan terkait dengan kondisi Auditee yang dinilai.
          4. Dalam hal Balai P2HP dan Balai PKH tidak berkedudukan di Provinsi tempat pelaksanaan penilaian kinerja, koordinasi akan dilakukan dengan Dinas Provinsi.
      2. Konsultasi Publik
          1. Segera setelah sampai di lapangan, Tim Audit melaksanakan pertemuan Konsultasi Publik dengan masyarakat yang secara langsung terkena dampak kegiatan Auditee dengan dihadiri oleh undangan lainnya yaitu Instansi Kehutanan di Kabupaten/Kota dan Pemantau Independen,
          2. Konsultasi publik dilaksanakan dengan tujuan untuk menampung aspirasi, saran dan masukan terkait kegiatan operasional auditee
          3. Konsultasi Publik akan silaksanakan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali.
          4. Bukti pelaksanaannya akan dituangkan dalam Berita Acara Konsultasi Publik disertai dengan Daftar Hadir  peserta.
          5. Pelaksanaan konsultasi publik akan  dipantau oleh Dinas Kabupaten/Kota dan akan dilaporkan kepada Direktur BUHA/BUHT/BRPUK apabila konsultasi publik tidak dilaksanakan.
      3. Pertemuan Pembukaan
          1. Pertemuan pembukaan akan melaksanakan dengan Wakil Auditee yang telah diberi surat kuasa dan/atau surat tugas,  para Kepala Bagian dan staf lapangan.
          2. Dalam pertemuan tersebut akan dijelaskan tentang tujuan, ruang lingkup, jadwal, metodologi dan prosedur audit, serta meminta surat kuasa dan/atau surat tugas Manajemen Representatif.
          3. Tim Audit akan memberikan kesempatan bertanya yang seluas-luasnya kepada audien untuk mendapatkan pemahaman yang sejelas-jelasnya
          4. Dari pertemuan tersebut diharapkan ketersediaan, kelengkapan dan transparansi data yang dibutuhkan oleh Tim Audit dapat dipenuhi oleh auditee.
          5. Hasil pertemuan pembukaan akan dituangkan dalam bentuk Berita Acara Pertemuan Pembukaan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak dan dilampiri dengan Daftar Hadir.
          6. Pada kesempatan pertemuan pembukaan tersebut akan disampaikan formulir Umpan Balik Manajemen kepada Wakil Manajemen Auditee untuk diisi dan dikirimkan langsung ke Manajemen  Almasentra Sertifikasi,
      4. Verifikasi Dokumen dan Observasi Lapangan
          1. Tim audit akan melakukan verifikasi dan analisa data atas dokumen auditee 5 tahun terakhir.
          2. Observasi lapangan untuk uji kesesuaian data dengan kondisi lapangan akan dilakukan melalui kegiatan pengamatan, pencatatan dan pengambilan uji petik lapangan dengan disaksikan oleh staf pendamping lapangan.
          3. Mengidentifikasi temuan ketidaksesuaian berdasarkan norma kematangan verifier indikator PHPL yang ditetapkan dalam Peraturan Dirjen PHPL No : P.14/PHPL/SET/4/2016 dan mengkonfirmasikan hasil temuan kepada pihak Auditee.
          4. Verifikasi dokumen dan observasi lapangan dilakukan paling lama 21 (dua puluh satu) hari kalender dan diakhiri dengan Pertemuan Penutupan.
      5. Pertemuan Penutupan
          1. Pertemuan penutupan akan dilakukan  dengan Wakil Auditee Kepala Bagian dan staf lapangan setelah selesainya kegiatan Verifikasi dokumen dan observasi lapangan .
          2. Tim Audit memaparkan hasil verifikasi dokumen dan observasi lapangan.
          3. Menyampaikan dan mengkorfirmasikan hasil temuan ketidaksesuaian berdasarkan norma kematangan verifier indikator PHPL yang ditetapkan dalam Peraturan Dirjen PHPL No : P.14/PHPL/SET/4/2016.
          4. Menginformasikan area-area yang belum/tidak dapat diobservasi disertai dengan alasan-alasannya, jika ada,
          5. Menginformasikan waktu penyampaian data dan dokumen auditee yang belum lengkap serta tindakan koreksi selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender terhitung sejak Pertemuan Penutupan
          6. Menyampaikan Rencana Tindakan Koreksi yang harus dibuat Auditee atas setiap ketidaksesuaian yang diidentifikasi selama proses verifikasi dokumen dan observasi lapangan;
          7. Memberikan kesempatan yang seluas-luasnya kepada audien pertemuan untuk bertanya terkait dengan hasil verifikasi dokumen dan observasi lapangan.
          8. Meminta Wakil Manajemen Auditee untuk menandatangani rekaman Auditor Log,
          9. Hasil Pertemuan Penutupan dituangkan dalam bentuk Berita Acara Pertemuan Penutupan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Penutupan.
          10. Tim Audit meminta visum pelaksanaan pertemuan penutupan dilengkapai dengan cap perusahaan dan tandatangan wakil auditee.
      6. Koordinasi Dengan Instansi Kehutanan Sesudah Audit Lapangan
          1. Tim Audit melapor kepada  Instansi Kehutanan tingkat Provinsi dan Balai P2HP serta Balai Pemantapan Kawasan Hutan bahwa penilaian lapangan telah selesai
          2. Menyampaikan kebutuhan informasi yang kurang lengkap
          3. Tim Audit meminta visum pelaksanaan koordinasi setelah audit lapangan dilengkapai dengan cap instansi dan tandatangan petugas instansi
      7. Observasi Kegiatan Penilaian Kinerja
          1. Direktur BUHA/BUHT/BRPUK atas biaya yang dibebankan kepada anggaran Kementerian dapat melaksanakan Observasi kegiatan penilaian kinerja PHPL pada :
          2. Penilaian kinerja PHPL periode terakhir atau
          3. Penilaian kinerja PHPL untuk persyaratan perpanjangan izin, atau
          4. Penilaian kinerja PHPL yang dibiayai dengan anggaran pemerintah.
          5. Observasi dilakukan oleh personel yang ditetapkan dengan Surat Perintah Tugas (SPT) Direktur BUHA/BUHT/BRPUK yang dimasukkan dalam Tim Audit LPPHPL dengan status sebagai observer.
          6. Personel pelaksana observasi membuat dan menyampaikan laporan kepada Direktur.
          7. Dalam hal hasil observasi dapat menjadi bahan keluhan atas kinerja LPPHPL, Direktur BUHA/BUHT/BRPUK menyampaikan keluhan kepada KAN atas kinerja LPPHPL untuk ditindaklanjuti sesuai mekanisme yang berlaku di KAN.
          8. Selama dalam proses tindak lanjut keluhan yang disampaikan oleh Direktur BUHA/BUHT/BRPUK kepada KAN, DIrektur BUHA/BUHT/BRPUK tidak dapat memberikan pelayanan kepada LPPHPL sampai ada keputusan oleh KAN atas keluhan yang disampaikan.

 

PREDIKAT KINERJA PHPL

  1. Nilai akhir kinerja PHPL diberikan dengan predikat “BURUK”, “SEDANG” atau “BAIK”, dengan pedoman sebagai berikut :
  2. Predikat “BAIK” apabila total nilai kinerja indikator yang dicapai > 80 % dari kemungkinan total nilai maksimum yang dapat dicapai, dengan catatan tidak terdapat verifier dominan yang bernilai buruk, dan memenuhi standar verifikasi LK.
  3. Predikat “SEDANG” apabila total nilai kinerja indikator yang dicapai antara 60 % s/d 80 % dari kemungkinan total nilai maksimum yang dapat dicapai, dengan catatan tidak terdapat verifier dominan yang bernilai buruk, dan memenuhi standar verifikasi LK.
  4. Predikat “BURUK” apabila total nilai kinerja indikator yang dicapai < 60% dari kemungkinan total nilai maksimum yang dapat dicapai dan/atau tidak memenuhi standar verifikasi LK, dan/atau terdapat verifier dominan yang bernilai buruk.

 

PELAPORAN

  1. Penerimaan Bukti Audit Tambahan
      1. Auditee diberikan untuk menyampaikan data/dokumen/tindakan koreksi sebagai bukti audit tambahan atas temuan yang teridentifikasi sebagai ketidaksesuaian selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sejak pertemuan penutupan.
      2. Dalam hal auditee menyampaikan tindakan koreksi, Lead Auditor akan mengevaluasi efektivitas tindakan koreksi untuk menjamin bahwa tindakan koreksi telah dilaksanakan dan dapat menghilangkan penyebab utama ketidaksesuaian dan mencegah terjadinya kesalahan berulang.
      3. Apabila sampai batas waktu 7 (tujuh) hari kalender sejak pertemuan penutupan auditee tidak menyampaikan bukti audit tambahan, maka ketidaksesuaian yang terdentifikasi akan dinyatakan sebagai “tidak memenuhi”.
  2. Penyusunan Laporan Penilaian
      1. Laporan Hasil Penilaian kinerja PHPL akan memuat informasi lengkap dan disusun secara jelas dan sistematis dengan mengacu pada Lampiran 14 Peraturan Dirjen PHPL No : P.14/PHPL/SET/4/2016.
      2. Tim Audit akan menyelesaikan Laporan Hasil Penilaian sebagai bahan pengambilan keputusan sertifikasi selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari kalender sejak pertemuan penutupan.
      3. Selambat-lambatnya 18 (delapan belas) hari kalender sejak pertemuan penutupan Pengambil Keputusan telah membuat Keputusan Sertifikasi.
      4. Penyelesaian laporan, pengambilan keputusan dan penyampaian hasil keputusan penilaian selambat-lambatnya 21 (dua puluh satu) hari kalender terhitung sejak Pertemuan Penutupan
      5. Laporan Hasil Keputusan Akhir Penilaian Kinerja PHPL akan disajikan dalam bentuk buku dan soft copy dalam CD,  disampaikan kepada auditee dan Kementerian melalui Direktur Jenderal sebagai bahan pembinaan lebih lanjut.
      6. Dalam hal Hasil Keputusan Akhir Penilaian Kinerja PHPL predikat Auditee dinyatakan “BURUK”, Almasentra Sertifikasi akan menyampaikan hasil audit kinerja secara khusus mengenai verifier yang bernilai “BURUK” disertai dengan fakta yang ditemukan di lapangan kepada Direktur Jenderal dalam bentuk buku dan soft copy dalam CD sebagai bahan evaluasi kinerja dan pembinaan kepada Auditee

 

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

  1. Pengambil Keputusan adalah personel tetap Almasentra Sertifikasi
  2. Pengambilan keputusan dilakukan berdasarkan Laporan Hasil Penilaian Tim Audit.
  3. Jika diperlukan Pengambil Keputusan dapat didampingi personil dari luar Tim Audit yang memahami substansi verifikasi.
  4. Auditee dinyatakan “LULUS” apabila nilai akhir kinerja sekurang-kurangnya berpredikat “SEDANG”.
  5. Almasentra Sertifikasi menerbitkan S-PHPL bagi auditee yang dinyatakan “LULUS” sekaligus membuat kontrak sub lisensi dengan auditee mengenai Penggunaan Tanda V-Legal.

 

BANDING & PENGUMUMAN HASIL

  1. Dalam hal auditee dinyatakan “TIDAK LULUS”, Almasentra Sertifikasi menyampaikan laporan hasil keputusan kepada auditee untuk memberi kesempatan kepada auditee mengajukan banding atas hasil keputusan tersebut.
  2. Laporan Hasil Penilaian dan Keputusan Sertifikasi akan disampaikan kepada Auditee selambat-lambatnya 21 (dua puluh satu) hari kalender sejak Pertemuan Penutupan.
  3. Auditee diberi waktu untuk menyampaikan banding atas hasil keputusan penilaian selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kalender terhitung sejak penyampaian hasil keputusan penilaian.
  4. Dalam hal terdapat banding, penyelesaian dan keputusan banding dilaksanakan selambat-lambatnya 20 (dua puluh) hari kalender terhitung sejak diterimanya banding, dan hasil keputusan penilaian diumumkan selambat-lambatnya 76 (tujuh puluh enam) hari kalender terhitung sejak pertemuan pembukaan.
  5. Dalam hal tidak terdapat banding, hasil keputusan penilaian diumumkan selambat-lambatnya 56 (empat puluh dua) hari kalender sejak pertemuan pembukaan pelaksanaan penilaian dan observasi lapangan.
  6. Pengumuman hasil keputusan penilaian disertai dengan resume hasil penilaian dilakukan melalui website www.almasentra.com dan website Kementerian (www.kemenlhk.go.id dan www.silk.dephut.go.id).

 

PENERBITAN SERTIFIKAT

  1. S-PHPL akan diberikan kepada auditee yang memiliki nilai akhir kinerja dengan predikat “SEDANG” atau “BAIK”, dengan masa berlaku selama 5 (lima) tahun.
  2. Dalam hal hasil penilaian berpredikat “Buruk” berada pada kriteria Prasayarat, kriteria Produksi, kriteria Ekologi dan kriteria Sosial, tetapi memenuhi legalitas kayu, LPPHPL menerbitkan Sertifikat Legalitas Kayu (S-LK).
  3. Dalam hal hasil penilaian berpredikat "BURUK" auditee diberikan kesempatan memperbaiki kinerja PHPL sampai auditee mengajukan permohonan untuk dinilai kembali oleh LPPHPL.
  4. Dalam hal diterbitkannya S-PHPL setelah dilakukan penilaian PHPL, maka S-LK yang telah dimiliki Auditee sebelumnya dinyatakan tidak berlaku.
  5. Dalam hal sisa umur IUPHHK yang dinilai kurang dari 5 tahun maka masa berlaku S-PHPL sampai dengan berakhirnya SK IUPHHK.
  6. S-PHPL sekurang-kurangnya berisi nama auditee, lokasi, nomor izin, nama LPPHPL berikut logonya, logo KAN, tanggal penerbitan, masa berlaku dan nomor sertifikat, serta referensi standar penilaian kinerja PHPL dan ditandatangani oleh petugas LPPHPL yang terdaftar pada KAN.
  7. Sertifikat PHPL sekurang-kurangnya berisi nama auditee, lokasi, nomor izin, nama dan logo Almasentra Sertifikasi, logo KAN, tanggal penerbitan, masa berlaku dan nomor sertifikat, serta referensi standar penilaian kinerja PHPL dan ditandatangani oleh Direktur Almasentra Sertifikasi.
  8. Tanggal efektif pada Sertifikat PHPL ditetapkan bersamaan atau setelah tanggal keputusan sertifikasi.
  9. Dalam hal Auditee memiliki areal kerja lebih dari satu unit kelestarian, diterbitkan 1 (satu) S-PHPL dengan persyaratan setiap unit kelestarian sekurang-kurangnya memiliki nilai predikat “SEDANG”.
  10. Untuk hak pengelolaan penilaian kinerja PHPL dilakukan terhadap masing-masing Kesatuan Pemangkuan Hutan (KPH).
  11. Dalam hal Sertifikat PHPL yang diterbitkan merupakan revisi dari Sertifikat yang telah ada, sebagai akibat adanya  perubahan ruang lingkup sertifikasi, perubahan logo, perubahan alamat atau perubahan lain yang menyangkut perubahan administrasi Almasentra Sertifikasi maupun Auditee, maka akan dibedakan antara sertifikat hasil revisi dengan sertifikat yang sudah tidak berlaku.
  12. Setiap perubahan sertifikat tersebut dicatat dalam formulir Catatan Perubahan Sertifikat. Sertifikat revisi yang diterbitkan kemudian dicatat di dalam formulir Rekapitulasi Penerbitan Sertifikat.
  13. Sertifikat PHPL asli yang dikeluarkan Almasentra Sertifikasi berukuran A3, dicetak sebanyak 4 (empat) lembar, dengan rincian yaitu 3 (tiga) lembar asli diberikan kepada Auditee, 1 (satu) lembar asli untuk pengarsipan Almasentra Sertifikasi. Selain itu 1 (satu) lembar salinan Sertifikat untuk Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
  14. Almasentra Sertifikasi mempublikasikan setiap penerbitan, perubahan, pembekuan dan pencabutan S-PHPL di website LPPHPL dan website Kementerian (www.kemenlhk.go.id dan www.silk.dephut.go.id) selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah penetapan keputusan.
  15. Publikasi penerbitan S-PHPL dilengkapi resume hasil audit, yang memuat informasi mengenai identitas Almasentra Sertifikasi, identitas auditee dan hasil penilaian yang merupakan ringkasan justifikasi setiap indikator, mengacu pada pedoman pelaporan sebagaimana ketentuan.

 

PENILIKAN

  1. Prosedur penilikan berpedoman SNI ISO/IEC 17065:2012 dan SNI ISO 19011:2012.
  2. Penilikan dilakukan berdasarkan standar penilaian kinerja PHPL dengan fokus kepada indikator-indikator yang harus diperbaiki sesuai Corrective Action Requests (CARs) pada saat penilaian awal dan/atau penilikan sebelumnya.
  3. Pelaksanaan penilikan diketahui oleh auditee.
  4. Rencana kerja penilikan akan diuraikan secara jelas, meliputi fokus indikator, metode penilaian, dan waktu pelaksanaan.
  5. Penilikan dilakukan melalui proses penilaian lapangan.
  6. Keputusan hasil penilikan dapat berupa kelanjutan (termasuk perubahan predikat kinerja), pembekuan atau pencabutan S-PHPL.
  7. Hasil penilikan akan dibuat dalam bentuk laporan tertulis kepada auditee dan dalam bentuk resume yang dipublikasikan.
  8. Penilikan dilakukan kepada pemegang S-PHPL yang izinnya/hak pengelolaannya masih berlaku atau belum berakhir.
  9. Penilikan wajib dilakukan setiap 1 (satu) tahun sekali selama masa berlaku S-PHPL dan dilakukan selambat-lambatnya 12 (dua belas) bulan sejak terbitnya S-PHPL.
  10. Dalam hal akan melaksanakan penilikan, Almasentra Sertifikasi akan menyampaikan surat pemberitahunan rencana penilikan tersebut kepada Direktur BUHA/BUHT/BRPUK dengan dilengkapi dengan daftar nama dan waktu pelaksanaan penilikan.
  11. Berdasarkan pemberitahuan Almasentra Sertifikasi, Direktur BUHA/BUHT/BRPUK akan menerbitkan surat pemberitahuan pelaksanaan penilikan kepada Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai, dan/atau SKPD terkait.
  12. Balai atau Dinas Provinsi akan memantau kelengkapan secara administrasi daftar nama auditor, dan waktu pelaksanaan penilikan.
  13. Almasentra Sertifikasi akan mempublikasikan rencana penilikan di website LPPHPL, website Kementerian (www.menlhk.go.id dan www.silk.dephut.go.id)  paling lambat 7 hari kalender sebelum pelaksanaan.
  14. Penilikan beserta pengambilan keputusan akan dilaksanakan paling lama 30 (tiga puluh) hari kalender.
  15. Almasentra Sertifikasi akan mempublikasikan keputusan dan resume hasil penilikan di website www.almasentra.com, www.menlhk.go.id  dan www.silk.dephut.go.id selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah pengambilan keputusan.

 

RE-SERTIFIKASI

  1. Selambat-lambatnya 6 (enam) bulan sebelum berakhirnya masa berlaku S-PHPL, Auditee mengajukan permohonan re-sertifikasi kepada Almasentra Sertifikasi.
  2. Keputusan hasil re-sertifikasi ditetapkan sebelum berakhir masa berlaku S-PHPL.

 

AUDIT KHUSUS

  1. Audit khusus dapat dilakukan Almasentra Sertifikasi untuk menindaklanjuti hal-hal sebagai berikut:
  2. Rekomendasi dari Tim Ad Hoc Penyelesaian Keluhan atau Banding terkait keluhan dari Pemantau Independen (PI) atas kinerja Auditee.
  3. Informasi dari pemerintah atau pemerintah daerah yang menunjukkan bahwa Auditee tidak memenuhi lagi persyaratan PHPL sesuai standar yang berlaku.
  4. Sebelum dilaksanakan audit khusus, Almasentra Sertifikasi akan mengkonfirmasikan waktu pelaksanaan audit kepada Auditee selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sebelum pelaksanaan audit khusus.
  5. Audit khusus beserta pengambilan keputusan dilaksanakan paling lama 30 (tiga puluh) hari kalender.
  6. Almasentra Sertifikasi akan mempublikasikan keputusan dan resume hasil audit khusus di website www.almasentra.com, www.menlhk.go.id dan www.silk.dephut.go.id selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah pengambilan keputusan.

 

PEMBEKUAN DAN PENCABUTAN S-PHPL

  1. Hal-hal yang menyebabkan S-PHPL dibekukan:
      1. Pemegang S-PHPL tidak bersedia dilakukan penilikan sesuai jangka waktu yang ditetapkan dalam prosedur Almasentra Sertifikasi.
      2. Tindak lanjut hasil keputusan penilikan atau audit khusus.
  2. Jangka waktu pembekuan S-PHPL adalah paling lama 6 (enam) bulan.
  3. Hal-hal yang menyebabkan S-PHPL dicabut:
      1. Pemegang S-PHPL tetap tidak bersedia dilakukan penilikan setelah 3 (tiga) bulan penetapan pembekuan sertifikat.
      2. Secara hukum terbukti melakukan pelanggaran antara lain melakukan penebangan di luar blok yang sudah ditentukan, pelanggaran Hak Azasi Manusia (HAM), membeli dan/atau menerima dan/atau menyimpan dan/atau mengolah dan/atau menjual kayu ilegal, dan/atau pembakaran hutan areal kerjanya.
      3. Pemegang S-PHPL kehilangan haknya untuk menjalankan usahanya atau izin usahanya dicabut (termasuk pencabutan izin yang merupakan tindak lanjut dari tindak pidana korupsi terkait bidang perizinan).
  4. Almasentra Sertifikasi akan menyampaikan surat pemberitahuan kepada Direktur dalam hal terjadi:
      1. Pemegang S-PHPL tidak bersedia dilakukan penilikan sesuai jangka waktu yang ditetapkan dalam prosedur Almasentra Sertifikasi
      2. Pemegang S-PHPL tetap tidak bersedia dilakukan penilikan setelah berakhirnya masa pembekuan sertifikat.
  5. Penyampaian surat pemberitahuan dimaksud pada butir 4 disertai dengan penjelasan ketidaksediaan pemegang S-PHPL dilakukan penilikan. 

 

TRANSFER SERTIFIKASI

  1. Sertifikat PHPL yang diterbitkan LPPHPL dapat ditransfer kepada LPPHPL lainnya yang diakreditasi KAN dalam lingkup akreditasi yang sama yang telah ditetapkan oleh Menteri sesuai dengan lingkup akreditasinya. Transfer sertifikat diperbolehkan atas alasan : a) permintaan pemegang S-PHPL; atau b) dalam hal LPPHPL dicabut akreditasinya oleh KAN c) LPPHPL/LVLK habis masa berlaku akreditasinya
  2. Transfer Sertifikat Karena Permintaan pemegang S-PHPL:
      1. Transfer sertifikat permintaan pemegang S-PHPL dilakukan bukan atas dasar persaingan tidak sehat.
      2. Dalam transfer sertifikat pemegang S-PHPL harus menjamin terjaganya integritas dan kredibilitas sertifikasi.
      3. Apabila di kemudian hari terbukti transfer sertifikat dilakukan berdasarkan persaingan tidak sehat atau tidak terjaga integritas dan kredibilitas sertifikasi, maka Direktur BUHA/BUHT/BRPUK akan menyampaikan keluhan kepada KAN atas kinerja LPPHPL penerima transfer sertifikat untuk ditindaklanjuti sesuai dengan mekanisme yang berlaku di KAN.
      4. Transfer sertifikat diajukan oleh pemegang S-PHPL kepada LPPHPL yang dikehendaki atau penerima transfer sertifikat dengan tembusan kepada Direktur, KAN, Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai, dan Kepala Dinas Kabupaten/Kota.
      5. Berdasarkan surat permohonan sebagaimana dimaksud pada butir 4) Personel yang kompeten dan berwenang pada LPPHPL penerima transfer sertifikat berkoordinasi dengan personel yang berwenang pada LPPHPL penerbit Sertifikat untuk mengkaji permohonan transfer sertifikat. Kajian yang dilakukan  dalam bentuk kajian dokumentasi, dan apabila diperlukan dapat melakukan audit lapangan terhadap Pemegang S-PHPL.
      6. Alasan untuk tidak melakukan audit lapangan harus dijustifikasi dan didokumentasikan. Apabila LPPHPL penerima tidak mendapatkan informasi yang memadai dari LPPHPL penerbit sertifikat asal maka audit lapangan harus dilakukan oleh LPPHPL penerima.
      7. Kajian harus didokumentasikan dan harus mencakup hal-hal sebagai berikut:
          1. Konfirmasi bahwa kegiatan Pemegang S-PHPL yang ditransfer sertifikatnya sesuai dengan lingkup akreditasi LPPHPL penerima.
          2. LPPHPL penerima sertifikat harus memastikan kepada LPPHPL penerbit  bahwa pemindahan sertifikat tidak dilakukan karena adanya ketidaksesuaian ataupun hal lainnya seperti pembekuan dan pencabutan sertifikat yang dilakukan oleh LPPHPL penerbit sertifikat asal. Apabila alasannya pemindahan karena hal tersebut, maka LPPHPL penerima harus menolak permohonan pemindahan sertifikat yang diajukan.
          3. Validitas sertifikasi dan lingkup sertifikasi yang akan dipindahkan.
          4. Laporan audit awal atau sertifikasi ulang dan laporan pelaksanaan penilikan yang dilakukan dan apabila ada informasi ketidaksesuaian yang masih belum ditutup oleh LPPHPL sebelumnya. Hal ini juga harus mencakup catatan proses sertifikasi atau checklist yang tersedia. Apabila informasi tersebut tidak tersedia dan atau pelaksanaan penilikan telah melewati batas waktu yang ditentukan maka Auditee harus diperlakukan sebagai  pemohon sertifikasi baru.
          5. Catatan keluhan yang diterima dan tindak lanjut yang dilakukan.
          6. Tahapan siklus sertifikasi.
          7. Informasi mengenai kepatuhan hukum Auditee.
      8. Ketidaksesuaian yang masih ada, apabila memungkinkan harus ditutup oleh LPPHPL penerbit sertifikasi asal sebelum sertifikasi dipindahkan. Apabila tidak dapat maka LPPHPL sertifikasi penerima harus memastikan bahwa ketidaksesuaian tersebut dapat ditutup.
      9. Apabila tidak ada ketidaksesuaian dan potensi masalah yang diidentifikasi dalam kajian sebelum transfer sertifikat dilakukan,  LPPHPL penerima dapat menerbitkan sertifikat dengan mengikuti aturan keputusan sertifikasi normal. Program penilikan berikutnya harus mengacu pada jadwal penilikan seperti sertifikasi asalnya kecuali LPPHPL melakukan audit awal atau re-sertifikasi sesuai dengan hasil kajian yang dilakukannya.  
      10. Apabila terdapat keraguan atas sertifikasi yang ada setelah dilakukan kajian LPPHPL penerima harus :
          1. Melakukan penilaian dari awal terhadap Pemegang S-PHPL; atau
          2. Melakukan audit yang berkonsentrasi pada area masalah yang ada.
      11. Keputusan LPPHPL penerima tergantung pada kondisi yang ada dan tingkat permasalahan yang ditemukan dan harus dijelaskan kepada Pemegang S-PHPL serta justifikasi keputusan yang diambil harus didokumentasikan dan rekaman dijaga oleh LPPHPL penerima.
      12. Pemegang S-PHPL wajib melaporkan secara tertulis kepada Direktur dengan tembusan KAN mengenai transfer sertifikat disertai dengan alasannya dan dilampiri dengan surat pernyataan dimaksud pada butir 4) serta copy surat perjanjian kontrak dengan LPPHPL penerima sertifikasi, selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja terhitung sejak tanggal surat perjanjian kontrak ditandatangani.
      13. LPPHPL penerima mempublikasikan keputusan transfer sertifikat di website LPPHPL, website Kementerian (www.menlhk.go.id dan www.silk.dephut.go.id) selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah LPPHPL penerima memutuskan menerima transfer sertifikat.
      14. KAN akan melakukan pengecekan terhadap proses transfer S-PHPL pada saat assessment ke LPPHPL penerima.
  3. Transfer Sertifikat Karena LPPHPL Dicabut Akreditasinya
      1. LPPHPL yang dicabut akreditasinya berkewajiban untuk mentransfer S-PHPL yang telah diterbitkan kepada LPPHPL terakreditasi dan telah ditetapkan oleh Kementerian sesuai dengan lingkup akreditasinya, dengan persetujuan LPPHPL penerima sertifikasi dan Pemegang S-PHPL.
      2. Personil yang kompeten dan berwenang pada LPPHPL penerima transfer sertifikat berkoordinasi dengan personil yang berwenang pada LPPHPL penerbit Sertifikat untuk mengkaji permohonan transfer sertifikasi. Kajian yang dilakukan  dalam bentuk kajian dokumentasi, dan apabila diperlukan dapat melakukan audit lapangan terhadap Pemegang S-PHPL.
      3. Tata cara selanjutnya mengikuti ketentuan butir 2 huruf a angka 4) sampai dengan angka 14).
  4. Transfer Sertifikat Karena LPPHPL/LVLK habis masa berlaku akreditasinya
      1. LPPHPL/LVLK yang telah habis masa berlaku akreditasinya wajib untuk mentransfer S-PHPL/S-LK yang telah diterbitkan kepada LPPHPL/LVLK terakreditasi dan telah ditetapkan oleh Kementerian sesuai dengan lingkup akreditasinya, dengan persetujuan LPPHPL/LVLK penerima sertifikasi dan Pemegang S-PHPL/S-LK.
      2. Transfer S-PHPL/S-LK sebagaimana angka (1) hanya dapat dilakukan dalam jangka waktu tidak melebihi 40 (empat puluh) hari kalender sejak habis masa berlaku akreditasinya.
      3. Personil yang kompeten dan berwenang pada LPPHPL/LVLK penerima transfer sertifikat berkoordinasi dengan personil yang berwenang pada LPPHPL/LVLK penerbit Sertifikat untuk mengkaji permohonan transfer sertifikasi. Kajian yang dilakukan dalam bentuk kajian dokumentasi, dan apabila diperlukan dapat melakukan audit lapangan terhadap Pemegang S-PHPL/S-LK.
      4. Dalam hal tidak adanya persetujuan dari calon LPPHPL/LVLK penerima sertifikasi, maka diajukan sebagai sertifikasi awal.
      5. Transfer sertifikat diajukan oleh LPPHPL/LVLK yang berakhir akreditasinya kepada LPPHPL/LVLK lain atau penerima transfer sertifikat dengan tembusan kepada Direktur, KAN, UPT Kementerian dan SKPD terkait.
      6. Segala biaya yang menyertai transfer S-PHPL/S-LK karena permintaan Pemegang S-PHPL/S-LK dibebankan kepada Pemegang S-PHPL/S-LK, sedangkan transfer S-PHPL/S-LK karena pencabutan akreditasi LPPHPL/LVLK dibebankan kepada LPPHPL/LVLK yang dicabut akreditasinya.
  5. Sertifikat PHPL yang sedang dibekukan tidak dapat ditransfer ke LPPHPL lainnya.
  6. Segala biaya yang menyertai transfer S-PHPL karena permintaan Pemegang S-PHPL dibebankan kepada Pemegang S-PHPL, sedangkan transfer S-PHPL karena pencabutan akreditasi LPPHPL dibebankan kepada LPPHPL yang dicabut akreditasinya.

 

LAIN-LAIN

  1. Pemegang S-PHPL yang diterbitkan Almasentra Sertifikasi harus memberikan informasi apabila terjadi :
      1. Perubahan nama perusahaan dan/atau  kepemilikan.
      2. Perubahan/pergantian struktur manajemen Pemegang S-PHPL.
      3. Perubahan lainnya yang mempengaruhi kinerja PHPL.
  2. Dalam hal terdapat perubahan nama perusahaan dan/atau masukan/ rekomendasi dari PI dan/atau terjadi perubahan sebagaimana angka 1.a dan 1.c., Almasentra Sertifikasi akan melakukan penilaian terhadap indikator yang terkait atau percepatan penilikan.
  3. Almasentra Sertifikasi akan mempublikasikan rekapitulasi penerbitan S-PHPL, rekapitulasi keluhan serta tindak lanjutnya setiap 3 (tiga) bulan melalui website www.almasentra.com.
  4. Almasentra Sertifikasi akan menyampaikan rekapitulasi penerbitan S-PHPL dan rekapitulasi keluhan kepada Direktur Jenderal PHPL setiap 3 (tiga) bulan, untuk selanjutnya dipublikasikan melalui website Kementerian (www.menlhk.go.id dan www.silk.dephut.go.id).
  5. Sanksi administratif atas tidak dilaksanakannya butir 3 dan atau butir 4, adalah tidak diberikan pelayanan oleh Direktur BUHA/BUHT/BRPUK.