PROSEDUR PELAKSANAAN AUDIT

  1. Audit Tahap I
      1. Manajer Sertifikasi PHPL bertanggung jawab untuk mengirimkan Surat Permintaan Dokumen dengan melampirkan formulir Permintaan Dokumen Audit
      2. Tim audit melakukan verifikasi dokumen Auditee untuk mempelajari kondisi lapangan dan  menentukan metodologi penilaian.
      3. Dalam hal dibutuhkan dokumen tambahan,  tim audit berkoordinasi dengan Manajer Sertifikasi PHPL untuk dimintakan secara tertulis kepada Auditee perihal kebutuhan dokumen tambahan.
      4. Tim audit dapat mengumpulkan informasi penting terkait lingkup sertifikasi PHPL, antara lain berkonsultasi dengan Direktur BUHA/BUHT/BRPUK untuk memperoleh informasi penting misalnya surat peringatan yang berkaitan dengan pemenuhan atau pelaksanaan kewajiban auditee.
      5. Apabila dipandang perlu Audit Tahap I dapat dilakukan di lapangan.
      6. Apabila dijumpai ketidaksesuaian dalam proses Audit Tahap I, Lead Auditor bertanggung jawab untuk menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian.
      7. Memastikan semua ketidaksesuaian yang ditemukan telah diselesaikan oleh Auditee.
      8. Tim Audit menyampaikan laporan hasil Audit Tahap I kepada Manajer Sertifikasi PHPL untuk direview, disetujui dan dikirimkan kepada Auditee.
  2. Rencana Audit Tahap II
      1. Manajer Sertifikasi menyampaikan surat pemberitahuan Rencana Audit Tahap II kepada Auditee dengan  dilampiri Jadwal Audit.
      2. Tim Audit dan Manajer Sertifikasi PHPL melakukan pembahasan Rencana Audit Tahap II dengan Auditee untuk memastikan kesiapan Auditee, mengkaji alokasi sumber daya dan persetujuan auditee atas rincian Audit Tahap II.
  3. Pengumuman Publik
      1. Mengumumkan rencana audit tahap II di website Kementerian (www.dephut.go.id), di desa/kelurahan lokasi auditee dan/atau media massa selambat- lambatnya 14 (empat belas) hari kalender sebelum audit lapangan dilaksanakan.
      2. Menyampaikan surat pemberitahuan kepada Pemantau Independen (PI) tentang rencana penilaian, meliputi jadwal dan tata waktu pelaksanaan kegiatan, Tim Audit, disertai dengan informasi profil singkat auditee selambat- lambatnya 14 (empat belas) hari kalender sebelum audit lapangan dilaksanakan.
      3. Mengumumkan rencana audit tahap II di website www.almasentra.com dan di website http://silk.dephut.go.id selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sebelum audit tahap II dilaksanakan.
  4. Persiapan Audit Tahap II
      1. Kesiapan dokumen yang harus ada yaitu sekurang-kurangnya :
      2. Formulir Daftar Hadir dan Koordinasi Instansi Sebelum dan Sesudah Audit Lapangan
      3. Formulir Daftar Hadir dan Berita  Acara Konsultasi Publik
      4. Formulir Daftar Hadir dan Berita  Acara Pertemuan Pembukaan
      5. Formulir Daftar Hadir dan Berita  Acara Pertemuan Penutupan
      6. Formulir Visum Audit Tahap II
      7. Lembar Kerja Audit ; Cheklist Dokumen Audit ; Cheklist Butir Wawancara ; Cheklist Uji Petik
      8. Formulir Audit Log, Formulir Umpan Balik Manajemen
      9. Peralatan dan logistic yang diperlukan untuk kegiatan Penilaian.
  5. Pelaksanaan Audit Tahap II
      1. Koordinasi dengan Instansi Kehutanan Propinsi Sebelum Audit
          1. Tim Audit melakukan koordinasi rencana audit lapangan dengan Instansi Kehutanan Provinsi dan Balai P2HP serta Balai Pemantapan Kawasan Hutan.
          2. Tim Audit memperkenalkan anggota Tim untuk menunjukkan kesesuaiannya dengan yang nama personil Tim Audit yang tercantum dalam surat pengantar Direktur BUHA/BUHT/BRPUK.
          3. Tim Audit meminta informasi tambahan mengenai kondisi Auditee yang dinilai.
          4. Dalam hal Balai dan Balai Pemantapan Kawasan Hutan tidak berkedudukan di provinsi tempat pelaksanaan penilaian kinerja, koordinasi dilakukan dengan Dinas Provinsi.
          5. Tim Audit meminta visum pelaksanaan koordinasi sebelum audit lapangan dilengkapai dengan cap instansi dan tandatangan petugas instansi
      2. Konsultasi Publik
          1. Tim Audit melaksanakan pertemuan Konsultasi Publik dengan masyarakat yang secara langsung terkena dampak kegiatan Auditee dengan dihadiri oleh undangan lainnya yaitu Instansi Kehutanan di Kabupaten/Kota dan Pemantau Independen,
          2. Konsultasi publik dilaksanakan dengan tujuan untuk menampung aspirasi, saran dan masukan terkait kegiatan operasional auditee
          3. Dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali.
          4. Bukti pelaksanaannya dituangkan dalam Berita Acara Konsultasi Publik disertai dengan Daftar Hadir  peserta.
          5. Pelaksanaan konsultasi publik ini dipantau oleh Dinas Kabupaten/Kota dan akan dilaporkan kepada Direktur BUHA/BUHT/BRPUK apabila konsultasi publik tidak dilaksanakan.
          6. Tim Audit meminta visum pelaksanaan konsultasi publik dilengkapai dengan cap dan tandatangan wakil masyarakat
      3. Pertemuan Pembukaan
          1. Tim Audit melaksanakan pertemuan pembukaan dengan Wakil Auditee yang telah diberi surat kuasa dan/atau surat tugas beserta para Kepala Bagian dan staf lapangan.
          2. Tim Audit menyampaikan penjelasan mengenai tujuan, ruang lingkup, jadwal, metodologi dan prosedur audit, serta meminta surat kuasa dan/atau surat tugas Manajemen Representatif.
          3. Tim Audit memberikan kesempatan bertanya yang seluas-luasnya kepada audien untuk mendapatkan pemahaman yang sejelas-jelasnya
          4. Dari pertemuan tersebut diharapkan ketersediaan, kelengkapan dan transparansi data yang dibutuhkan oleh Tim Audit dapat dipenuhi oleh auditee.
          5. Hasil pertemuan dituangkan dalam bentuk Berita Acara Pertemuan Pembukaan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Pembukaan.
          6. Tim Audit menyampaikan formulir Umpan Balik Manajemen kepada Wakil Manajemen Auditee untuk nantinya dapat diisi dan dikirimkan langsung ke kantor Almasentra Sertifikasi,
          7. Tim Audit meminta visum pelaksanaan pertemuan pembukaan dilengkapai dengan cap perusahaan dan tandatangan wakil auditee.
      4. Verifikasi Dokumen dan Observasi Lapangan
          1. Tim Audit mengumpulkan dan mempelajari data dan dokumen auditee 5 tahun terakhir.
          2. Melakukan analisa data auditee dengan menggunakan kriteria dan indikator PHPL yang ditetapkan dalam Peraturan Dirjen PHPL No : P.14/PHPL/SET/4/2016
          3. Tim audit melakukan uji kebenaran data melalui kegiatan pengamatan, pencatatan, pengambilan uji petik lapangan dengan didampingi dan disaksikan staf auditee.
          4. Menganalisa hasil observasi lapangan dengan menggunakan kriteria dan indikator PHPL yang ditetapkan dalam Peraturan Dirjen PHPL NOMOR : P.14/PHPL/SET/4/2016
          5. Mengidentifikasi temuan ketidaksesuaian berdasarkan norma kematangan verifier indikator PHPL yang ditetapkan dalam Peraturan Dirjen PHPL No : P.14/PHPL/SET/4/2016 dan mengkonfirmasikan kepada pihak Auditee.
          6. Verifikasi dokumen dan observasi lapangan dilakukan paling lama 21 (dua puluh satu) hari kalender dan diakhiri dengan Pertemuan Penutupan.
      5. Pertemuan Penutupan
          1. Tim Audit melaksanakan pertemuan penutupan dengan Wakil Auditee Kepala Bagian dan staf lapangan setelah selesainya kegiatan Verifikasi dokumen dan observasi lapangan .
          2. Tim Audit memaparkan hasil verifikasi dokumen dan observasi lapangan.
          3. Menyampaikan dan mengkorfirmasikan hasil temuan ketidaksesuaian berdasarkan norma kematangan verifier indikator PHPL yang ditetapkan dalam Peraturan Dirjen PHPL No : P.14/PHPL/SET/4/2016.
          4. Menginformasikan area-area yang belum/tidak dapat diobservasi disertai dengan alasan-alasannya, jika ada,
          5. Menginformasikan waktu penyampaian data dan dokumen auditee yang belum lengkap serta tindakan koreksi selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender terhitung sejak Pertemuan Penutupan
          6. Menyampaikan Rencana Tindakan Koreksi yang harus dibuat Auditee atas setiap ketidaksesuaian yang diidentifikasi selama proses verifikasi dokumen dan observasi lapangan;
          7. Memberikan kesempatan yang seluas-luasnya kepada audien pertemuan untuk bertanya terkait dengan hasil verifikasi dokumen dan observasi lapangan.
          8. Meminta Wakil Manajemen Auditee untuk menandatangani rekaman Auditor Log,
          9. Hasil Pertemuan Penutupan dituangkan dalam bentuk Berita Acara Pertemuan Penutupan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Penutupan.
          10. Tim Audit meminta visum pelaksanaan pertemuan penutupan dilengkapai dengan cap perusahaan dan tandatangan wakil auditee.
          11. Koordinasi Dengan Instansi Kehutanan Sesudah Audit Lapangan
          12. Tim Audit melapor kepada  Instansi Kehutanan tingkat Provinsi dan Balai P2HP serta Balai Pemantapan Kawasan Hutan bahwa penilaian lapangan telah selesai
          13. Menyampaikan kebutuhan informasi yang kurang lengkap
          14. Tim Audit meminta visum pelaksanaan koordinasi setelah audit lapangan dilengkapai dengan cap instansi dan tandatangan petugas instansi
      6. Observasi Kegiatan Penilaian Kinerja
          1. Observasi kegiatan penilaian kinerja PHPL dapat dilakukan pada : penilaian kinerja PHPL periode terakhir atau penilaian kinerja PHPL untuk persyaratan perpanjangan izin, atau penilaian kinerja PHPL yang dibiayai dengan anggaran pemerintah, maka Direktur BUHA/BUHT/BRPUK dapat melaksanakan observasi kegiatan penilaian kinerja PHPL oleh Almasentra Sertifikasi.
          2. Observasi dilakukan oleh personel yang ditetapkan dengan Surat Perintah Tugas (SPT) Direktur BUHA/BUHT/BRPUK yang dimasukkan dalam Tim Audit LPPHPL dengan status sebagai observer.
          3. Personel pelaksana observasi membuat dan menyampaikan laporan kepada Direktur.
          4. Dalam hal hasil observasi dapat menjadi bahan keluhan atas kinerja LPPHPL, Direktur BUHA/BUHT/BRPUK menyampaikan keluhan kepada KAN atas kinerja LPPHPL untuk ditindaklanjuti sesuai mekanisme yang berlaku di KAN.
          5. Selama dalam proses tindak lanjut keluhan yang disampaikan oleh Direktur BUHA/BUHT/BRPUK kepada KAN, DIrektur BUHA/BUHT/BRPUK tidak dapat memberikan pelayanan kepada LPPHPL sampai ada keputusan oleh KAN atas keluhan yang disampaikan.
          6. Biaya pelaksanaan observasi lapangan dibebankan kepada anggaran Kementerian