PERLUASAN DAN PENGURANGAN RUANG LINGKUP SERTIFIKASI
A. RUANG LINGKUP PERLUASAN SERTIFIKAT
Jika dikehendaki oleh pelanggan, ruang lingkup sertifikat yang sudah didapatkan Pelanggan, dapat diperluas sewaktu-sewaktu dengan menggunakan perluasan ruang lingkup ke Almasentra Sertifikasi dengan formulir Aplikasi PHL (ASF-F0403A) dan atau formulir Aplikasi VLHH (ASF-F0403B & ASF-F0403C).
Berdasarkan hasil kajian aplikasi perluasan ruang lingkup yang diajukan oleh Pelanggan, Manajer Sertifikasi menetapkan apakah perluasan ruang lingkup sertifikat dilakukan melalui kegiatan audit khusus atau bersama dengan kegiatan penilikan regular atau re-sertifikasi.
I. Perluasan Ruang Lingkup Sertifikat Melalui Audit Khusus :
- Apabila pelanggan menghendaki pelaksanaan kegiatan audit terkait perluasan ruang lingkup dilakukan diantara kegiatan audit/penilaian - penilikan - Re-Sertifikasi, maka dengan kesepakatan Pelanggan Manajer Sertifikasi dapat menjadwalkan pelaksanaan Audit Khusus.
- Manajer Sertifikasi menunjuk Tim Auditor yang akan melakukan Audit Khusus untuk perluasan ruang lingkup. Manajer Sertifikasi kemudian memberitahu Pelanggan tentang pelaksanaan penilaian melalui surat pemberitahuan.
- Lead Auditor mempersiapkan Jadwal Audit menggunakan formulir ASF-F0508.
II. Perluasan Sertifikat Bersamaan Dengan Kegiatan Penilikan Reguler
- Penilaian/verifikasi untuk perluasan ruang lingkup sertifikat dapat juga dilakukan dengan kegiatan penilikan.
- Manajer Sertifikasi menunjuk tim auditor yang akan melakukan audit perluasan ruang lingkup bersamaan dengan penilikan reguler.
- Manajer Sertifikasi kemudian memberitahu pelanggan tentang pelaksanaan Audit melalui Surat Pemberitahuan Audit.
- Lead Auditor mempersiapkan Rencana Penilikan yang mengacu pada Prosedur Penilikan dan Audit Khusus (ASF-P09).
III. Perluasan Ruang Lingkup Sertifikat Bersamaan Dengan Re - Sertifikasi
Apabila pemohon mengajukan perluasan ruang lingkup sertifikat bersamaan dengan Sertifikasi Ulang (telah habis masa berlaku sertifikat), maka perluasan ruang lingkup dilakukan sesuai dengan mekanisme pelaksanan yang tercantum pada Prosedur ASF-P05.
B. PENGURANGAN RUANG LINGKUP SERTIFIKAT
I. Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikat Atas Dasar Permohonan Pelanggan
- Pelanggan mengajukan permohonan secara tertulis kepada Almasentra Sertifikasi untuk pengurangan ruang lingkup sertifikatnya.
- Atas dasar permohonan pelanggan, Manajer Sertifikasi akan menerbitkan sertifikat kesesuaian baru untuk pengurangan ruang lingkup sertifikat. Masa berlaku sertifikat mengikuti masa berlaku sertifikat awal.
II. Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikat Disebabkan Pelanggan Tidak Mampu Melakukan Tindakan Perbaikan Sesuai Ketentuan
- Apabila Pelanggan tidak mampu melakukan tindakan perbaikan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam Prosedur Penggunaan Logo Akreditasi & Sertifikat dan Penggunaan Tanda SVLK & Penerbitan Dokumen V-Legal (ASF-P10), untuk beberapa ruang lingkup sertifikat (bukan keseluruhan ruang lingkup), maka Manajer Sertifikasi mengajukan usulan pengurangan ruang lingkup kepada Pengambil Keputusan Sertifikasi.
- Berdasarkan usulan dari Manajer Sertifikasi, Pengambil Keputusan Sertifikasi bertanggung jawab untuk melakukan tinjauan terhadap usulan pengurangan ruang lingkup tersebut untuk diambil keputusan, apakah pengurangan ruang lingkup bisa lakukan atau tidak bisa dilakukan.
- Berdasarkan hasil keputusan Pengambil Keputusan Sertifikasi, Manajer Sertifkasi menerbitkan sertifikat kesesuaian baru untuk pengurangan ruang lingkup sertifikat. Masa berlaku sertifikat mengikuti masa berlaku sertifikat awal.
