SERTIFIKASI PHL
I. PERMOHONAN PENILAIAN
- Auditi mengajukan surat permohonan penilaian kinerja PHL kepada LPVI dengan dilampiri copy:
- Copy SK PBPH
- Copy SK Pengesahan RKUPH Periode Berjalan
- Copy S-PHL atau S-Legalitas (jika pernah memiliki)
- Pakta Integritas Kebenaran Data Audit yang ditandatangani Direksi PBPH
- Data atau informasi lainnya yang dibutuhkan untuk proses sertifikasi
- Surat permohonan (tanpa lampiran) ditembuskan kepada Direktur, Kepala Dinas Provinsi dan Kepala Balai
- Kajian data dan informasi sesuai surat permohonan untuk memastikan:
- Kesesuaian lingkup akreditasi dengan lingkup sertifikasi yang dimohon audit
- Data dan informasi yang dibutuhkan untuk proses sertifikasi telah lengkap
- Jika pernah memiliki S-PHL atau S-Legalitas, auditi telah menyelesaikan seluruh temuan ketidaksesuaianya maupun surat keluhan dari Pemantau Independen atau Kementerian LHK atau pemerintah daerah
- Tidak terdapat konflik kepentingan dengan LPVI
- Penandatanganan kontrak Sertifikasi jangka waktu 1 (satu) rotasi sertifikasi
II. PERSIAPAN PENILAIAN
- Penetapan tim Auditor sesuai persyaratan dan kompetensi dengan mempertimbangkan jumlah unit kelestarian, luas, sebaran lokasi geografis, volume data, keterjangkauan lokasi/aksesbilitas dan tata waktu pelaksanaan penilaian serta terintegrasi dan tidaknya PBPH dengan Persetujuan Operasional Kegiatan Pengolahan Hasil Hutan (POKPHH)
- Konfirmasi hasil penetapan Tim Auditor dari Auditi
- Penandatanganan kontrak Auditor, Surat Kerahasiaan dan Ketidakberpihakan, Surat Kesediaan Ditugaskan
- Penyelesaian urusan logistik, pendanaan, administrasi, peralatan kerja dan asuransi keselamatan kerja
- Permintaan dokumen wajib antara lain:
- SK. PBPH (dh. IUPHHK)
- Dokumen Lingkungan Hidup
- Dokumen Tata Batas
- Dokumen RKUPH
- 6 Dokumen RKTPH terakhir
- Rencana Pemulihan Ekosistem Gambut (untuk PBPH pada ekosistem Gambut)
- Dokumen IHMB
- Citra Satelit liputan 2 tahun terakhir)
- Untuk auditi yang masih berumur < 6 tahun, harus tersedia RKTPH 3 tahun terakhir atau sesuai dengan kondisi data dan informasi terakhir dari auditi.
- Penetapkan metode audit secara onsite atau remote audit dengan ketentuan
- Melakukan mitigasi risiko audit untuk menjamin seluruh tahapan dan proses penilaian dapat dilaksanakan sesuai pedoman penilaian kinerja PHL.
- Penyusunan rencana audit sesuai persyaratan SNI ISO 19011 : 2018
- Penyampaian surat permohonan pemberitahuan kepada Direktur untuk diterbitkan surat pemberitahuan audit kinerja PHL kepada Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai, dan/atau SKPD terkait.
- Disampaikan selambat lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit kinerja PHL
- Memuat informasi rencana waktu pelaksanaan audit kinerja PHL
- Mememuat metode pelaksanaan audit
- Memuat susunan tim auditor, riwayat 3 penilaian terakhir dan nomor register kompetensi serta status auditor LPVI
- Publikasi rencana pelaksanaan penilaian kinerja PHL di laman https://silk.menlhk.go.id/ dan www.almasentra.com
III. PELAKSANAAN PENILAIAN
- Audit Tahap I
- Melakukan verifikasi dokumen wajib yang sudah tersedia
- Mempelajari kondisi lapangan auditi
- Melakukan diskusi dengan auditi untuk menentukan kesiapan audit tahap II
- Mengumpulkan informasi penting terkait lingkup sertifikasi PHL, antara lain berkonsultasi dengan Direktur dan/atau bidang yang terkait untuk memperoleh informasi penting misalnya surat peringatan yang berkaitan dengan pemenuhan atau pelaksanaan kewajiban auditi
- Menentukan metodologi penilaian
- Mengkaji alokasi sumber daya untuk pelaksanaan audit tahap II dan persetujuan auditi mengenai rincian audit tahap II
- Semua tahapan Audit Tahap I disajikan dalam dokumen rencana kerja audit
- Melakukan koordinasi dengan KLHK Pusat
- Audit Tahap II
- Koordinasi Awal Dengan Instansi Kehutanan.
- Melakukan koordinasi dengan Dinas Kehutanan Propinsi dan BPHL serta BPKH
- Tim auditor menyampaikan rencana pelaksanaan penilaian
- Tim auditor meminta informasi tambahan tentang kondisi auditi
- Tim auditor meminta visum kedatangan
- Konsultasi Publik
- Tim Audit mengadakan konsultasi publik dengan perwakilan masyarakat sekitar areal kerja auditi, pihak terkait lainnya dan vocal point JPIK.
- Tim memperkenalkan diri dan menyampaikan maksud dan tujuan konsultasi publik
- Memberikan kesempatan kepada peserta konsultasi publik yang akan menyampaikan aspirasi dan/atau masukan
- Tim mencatat dan mendokumentasikan seluruh aspirasi dan masukan dari konsultasi publik
- Membuat daftar hadir, notulensi dan berita acara konsultasi publik
- Pertemuan Pembukaan
- Tim Audit mengadakan pertemuan pembukaan dengan Wakil Manajemen Auditi di lapangan dan PIC bidang kegiatan
- Ketua Tim memperkenalkan anggota tim dan menunjukkan surat tugas dan surat pengantar dari KLHK
- Meminta SK atau Surat Kuasa Wakil Manajemen Auditi yang ditandatangani oleh Direksi
- Menyampaikan SK Men LHK no 9895 Lampiran 1.1. tentang standar penilaian kinerja PHL dan Lampiran 1.3. tentang Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja PHL
- Menyampaikan penjelasan tentang tujuan, ruang lingkup, jadwal, metodologi dan prosedur penilaian
- Mengkomunikasikan rencana kegiatan audit hasil penapisan tahap I, termasuk mereview notulensi hasil konsultasi publik.
- Menyampaikan kebutuhan data lapangan, titik lokasi pengambilan sampel dan kebutuhan tenaga pendamping
- Melakukan penyesuaian rencana kegiatan audit harian per bidang terhadap sarana prasarana yang tersedia.
- Menuangkan hasil pertemuan ke dalam Berita Acara Pertemuan Pembukaan dan ditandatangi kedua belah pihak dan Daftar Hadir
- Verifikasi Dokumen dan Observasi Lapangan
- Masing-masing auditor sesuai bidangnya menghimpun dan mempelajari data dan dokumen Auditi.
- Melakukan analisis kesesuaiannya dengan norma/ persayaratan dalam standar penilaian kinerja PHL dan standar VLHH.
- Melakukan observasi lapangan untuk memeriksa kesesuaian fisik lapangan hasil kegiatan dengan dokumen/pelaporan yang dibuat auditi.
- Intensitas pemeriksaan lapangan disesuaikan dengan ketentuan yang telah ditetapkan dalam pedoman/petunjuk teknis atau sesuai dengan SOP dengan mempertimbangkan jumlah populasi waktu, SDM, dan kondisi lapangan
- Meminta validasi hasil observasi lapangan kepada petugas pendamping
- Pertemuan Penutupan
- Pertemuan penutupan dihadiri Tim Auditor, Wakil Manajemen Auditi, PIC bidang kegiatan dan Pendamping Lapangan.
- Ketua Tim menyampaikan maksud dan tujuan Pertemuan Penutupan.
- Masing-masing auditor memaparkan hasil penilaian sementara dan melakukan konfirmasi hasil dan temuan di lapangan.
- Ketua tim menginforasikan batas waktu selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender terhitung sejak Pertemuan Penutupan untuk penyampaian kekurangan data/ dokumen dan hasil evaluasinya oleh auditor.
- Menuangkan hasil pertemuan ke dalam Berita Acara Pertemuan Penutupan dan ditandatangi kedua belah pihak dan Daftar Hadir
- Dalam hal auditi tidak bersedia menandatangani BAP, tim auditor membuat Berita Acara Penutup.
IV. PELAPORAN
- Melakukan analisis data dan informasi tambahan dari Auditi sebelum lewat batas waktu 7 hari.
- Deskripsi kondisi lapangan dan justifikasi penilaian diuraikan secara jelas dan sistematis didukung dengan data relevan dan photo lapangan yang dilengkapi dengan geotagging.
- Sebelum disampaikan kepada Tim Pengambil Keputusan, laporan dari masing-masing bidang diserahkan kepada reviewer untuk mendapatkan pencermatan substansi.
- Terhadap auditi yang dinyatakan LULUS masing-masing auditor menyusun Permintaan Tindakan Perbaikan (Corrective Action Requests /CARs) untuk :
- Verifier dengan bobot 2 dengan nilai kinerja Sedang dan Buruk.
- Verifier dengan bobot 2 yang mendapatkan nilai Buruk.
- Laporan hasil penilaian kinerja PHL disajikan dalam soft copy, disampaikan kepada auditi dan Kementerian melalui Direktur Jenderal paling lambat 7 (tujuh) hari kalender sejak tanggal pengambilan keputusan.
- Terhadap auditi yang dinyatakan TIDAK LULUS secara khusus mengenai verifier yang “BURUK” disertai dengan fakta yang ditemukan di lapangan akan disampaikan kepada Direktur Jenderal dalam bentuk buku dan soft copy masing-masing auditor menyusun Permintaan Tindakan Perbaikan (Corrective Action Requests /CARs) untuk :
V. PENGAMBILAN KEPUTUSAN
- Pengambilan keputusan dilakukan oleh Pengambil Keputusan yang berstatus personil tetap.
- Pengambil Keputusan jika diperlukan dapat didampingi personil di luar Tim Audit yang memahami substansi verifikasi.
- Dalam hal terdapat uraian laporan yang kurang jelas, Pengambil Keputusan dapat meminta klarifikasi atau merevisi laporan kepada Auditor.
- Dalam hal terdapat keputusan yang merubah nilai kinerja verifier, jika diperlukan Pengambil Keputusan akan meminta Auditor untuk membuat CARs.
- Auditi dinyatakan “LULUS” apabila nilai akhir kinerja ≥ 60% (predikat “SEDANG”).
- Auditi yang “LULUS” akan diterbitkan S-PHL dan kontrak Sub-Lisensi penggunaan Tanda SVLK
- Rangkaian proses penyusunan laporan, review laporan, pengambilan keputusan dan pemberitahuan hasil keputusan dan penyampaian laporan kepada auditi, diselesaikan selamba-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kalender sejak pertemuan penutupan
- Auditi akan menerima Laporan Hasil Penilaian dan SK Sertifikasi sehari setelah tanggal Pengambilan Keputusan.
VI. BANDING
- Auditi yang dinyatakan “TIDAK LULUS”, diberikan kesempatan untuk mengajukan banding selambat lambatnya 14 (empat belas) hari kalender terhitung sejak tanggal penyampaian Laporan dan Keputusan Sertifikasi.
- Penyelesaian banding akan dilakukan oleh Panitia Ad-Hoc terdiri dari 3 (tiga) orang yang bukan anggota Tim Audit.
- Biaya yang timbul dari proses banding jika belum ditentukan dalam biaya kontrak akan diajukan dan dibebankan kepada Auditi.
- Penyelesaian dan keputusan banding dilaksanakan selambat-lambatnya 20 (dua puluh) hari kalender terhitung sejak diterimanya banding.
VII. PENERBITAN SERTIFIKAT
- S-PHL ditandatangani oleh Direktur PT Almasentra Sertifikasi memuat informasi sbb :
- Nama, Logo dan Alamat PT Almasentra Sertifikasi
- Logo KAN dan Nomor Akreditasi
- Nama Auditi / PBPH
- Nomor Ijin, Lokasi Ijin dan Luas Ijin PBPH
- Nomor Sertifikat dan Predikat Kinerja PHL
- Ruang Lingkup Sertifikasi
- Referensi regulasi penilaian kinerja PHL yang digunakan.
- Tanggal Terbit dan Tanggal Berakhir S-PHL
- S-PHL diberikan kepada auditi yang memiliki nilai akhir kinerja dengan predikat “SEDANG” atau “BAIK”, dengan masa berlaku selama 6 (enam) tahun.
- Auditi dengan predikat kinerja “Buruk” berlaku hal-hal berikut:
- Jika penilaian kriteria legalitas kayu terpenuhi, akan diterbitkan Sertifikat Legalitas Hasil Hutan (S-Legalitas) sepanjang Auditi belum pernah memiliki S-Legalitas.
- Diberikan kesempatan memperbaiki kinerja PHL sampai auditi dan mengajukan permohonan untuk dinilai kembali.
- Setelah dilakukan penilaian Auditi mendapatkan S-PHL, maka S-Legalitas yang telah diterima sebelumnya dinyatakan tidak berlaku
- PBPH dengan 2 (dua) ruang lingkup, penilaiannya merupakan integrasi dari 2 (dua) ruang lingkup dan diberikan 1 (satu) sertifikat.
- Sertifikat PHL untuk PBPH menjelang berakhirnya masa perijinan
- PBPH dengan sisa perijinan < 6 tahun, S-PHL berlaku sampai dengan berakhirnya SK Ijin PBPH.
- PBPH yang memperoleh perpanjangan ijin sebelum berakhirnya ijin, S-PHL berlaku selama 6 tahun setelah melalui proses penilikan yang dipercepat setelah keluarnya perpanjangan perijinan.
- PBPH yang memperoleh perpanjangan ijin setelah berakhirnya ijin, harus dilakukan Sertifikasi Awal PHL.
- Sertifikat PHL untuk PBPH dengan areal lebih dari 1 unit kelestarian
- Hanya diterbitkan 1 (satu) S-PHL dengan persyaratan setiap unit kelestarian sekurang-kurangnya memiliki nilai predikat “SEDANG”.
- Predikat kinerja ditentukan berdasarkan rata-rata nilai akhir dari masing-masing unit kelestarian.
- Penilaian kinerja PHL pada Hak Pengelolaan (Perum Perhutani) dilakukan terhadap masing-masing Divisi Regional.
- Dalam hal terjadi perubahan kebijakan dan perubahan lain yang menyangkut data administrasi LPVI maupun auditi yang mengakibatkan perubahan S-PHL, diterbitkan revisi sertifikat dan sertifikat yang lama dinyatakan tidak berlaku.
- LPVI mempublikasikan setiap penerbitan, perubahan, pembekuan dan pencabutan S-PHL di website LPVI dan website Kementerian (silk.menlhk.go.id) selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah penetapan keputusan
- Publikasi penerbitan S-PHL dilengkapi resume hasil audit, yang memuat informasi mengenai identitas LPVI, identitas auditi dan hasil penilaian yang merupakan ringkasan justifikasi setiap indikator, mengacu pada pedoman pelaporan sebagaimana ketentuan.
VIII. PUBLIKASI HASIL PENILAIAN
- Hasil penilaian dalam bentuk SK Sertifikasi, Resume Laporan dan Copy S-PHL diumumkan selambat-lambatnya 42 (empat puluh dua) hari kalender sejak pertemuan pembukaan atau 7 (tujuh) hari kalender sejak tanggal pengambilan keputusan..
- Pengumuman dilakukan melalui website www.almasentra.com dan website Kementerian (www.silk.menlhk.go.id).
- Hasil keputusan banding akan diumumkan selambat-lambatnya 71 (tujuh puluh satu) hari kalender terhitung sejak Pertemuan Pembukaan atau 7 (tujuh) hari kalender sejak tanggal Keputusan Banding.
- Pengumuman dilakukan melalui website www.almasentra.com dan website Kementerian (www.silk.menlhk.go.id).
TATA WAKTU AUDIT SERTIFIKASI PHL
NOMOR |
AKTIVITAS AUDIT |
DURASI AKTIVITAS |
TIME LINE |
---|---|---|---|
I. |
AUDIT TAHAP I |
||
1. | Permintaan Dokumen Awal | 1 | 1 |
2. | Pembentukan Tim Audit | 2 | 1-2 |
3. | Kajian Dokumen | 2 | 3-4 |
4. | Keputusan Audit Tahap I | 1 | 5 |
5. | Penyampaian Keputusan Audit Tahap I Kepada Auditi | 1 | 5 |
II. |
PERSIAPAN AUDIT TAHAP II |
||
1. | Penyusunan Rencana Audit Tahap II | 3 | 5-7 |
2. | Koordinasi Rencana Pelaksanaan Audit Dengan Auditee | 1 | 8 |
3. | Permohonan Publikasi Rencana Audit | 1 | 9 |
4. | Pengumuman pelaksanaan konsultasi publik | 1 | 9 |
5. | Penyampaian Undangan Konsultasi Publik | 1 | 9 |
6. | Permohonan Surat Pemberitahuan Audit Kepada KLHK | 1 | 9 |
7. | Persiapan Teknis, Administrasi, Logistik dan Finansial | 7 | 10-16 |
8. | Koordinasi Teknis dengan PUPH KLHK | 1 | 17 |
9. | Penerimaan Surat Pemberitahuan Audit Dari KLHK | 1 | 19 |
III. |
PELAKSANAAN AUDIT TAHAP II |
||
1. | Mobilisasi Tim Audit Ke Kota Propinsi | 1 | 20 |
2. | Koordinasi Awal Dengan Instansi Kehutanan Propinsi | 1 | 20 |
3. | Mobilisasi Tim Ke Lokasi | 1 | 21 |
4. | Pelaksanaan Konsultasi Publik | 1 | 22 |
5. | Pertemuan Pembukaan Dengan Wakil Auditi | 1 | 23 |
6. | Verifikasi Data dan Observasi Lapangan | 7 | 24-30 |
7. | Pertemuan Penutupan Dengan Wakil Auditi | 1 | 31 |
8. | Demobilisasi Tim Ke Propinsi | 1 | 31 |
9. | Koordinasi Akhir Dengan Instansi Kehutanan Propinsi | 1 | 32 |
10. | Demobilisasi Tim Audit | 1 | 32 |
IV. |
PELAPORAN |
||
1. | Pemenuhan Kekurangan Data Oleh Auditee | 7 | 31-38 |
2. | Penyusunan Laporan Per Bidang | 21 | 31-51 |
3. | Review Laporan Audit Seluruh Bidang | 2 | 52-53 |
4. | Kompilasi Laporan Hasil Audit | 2 | 53-54 |
V. |
KEPUTUSAN SERTIFIKASI |
||
1. | Proses Pengambilan Keputusan Sertifikasi | 3 | 55-57 |
2. | Penerbitan Surat Keputusan Sertifikasi | 1 | 57 |
3. | Penyampaian Hasil Keputusan Sertifikasi Kepada Auditi | 1 | 58 |
4. | Penerbitan Sertifikat | 1 | 59 |
5. | Publikasi Hasil Audit | 1 | 65 |
6. | Penyampaian Hasil Audit Ke Auditee | 1 | 65 |
VI. |
PENYELESAIAN BANDING (JIKA ADA) |
||
1. | Pengajuan Banding | 14 | 58-72 |
2. | Pembentukan Panitia Ad Hoc Penyelesaian Banding | 2 | 73-74 |
3. | Kajian Materi Banding | 9 | 75-83 |
4. | Rapat Keputusan Penyelesaian Banding | 3 | 84-86 |
5. | Penerbitan Surat Keputusan Penyelesaian Banding | 1 | 86 |
6. | Penyampaian Hasil Keputusan Penyelesaian Banding | 1 | 87 |
7. | Pengumuman Hasil Keputusan Penyelesaian Banding | 1 | 94 |
AUDIT PENILIKAN PHL
- Penilikan dilakukan kepada pemegang S-PHL PBPH/hak pengelolaan.
- Penilikan dilakukan setiap:
- 24 (dua puluh empat) bulan sekali, terhadap pemegang PBPH dan pemegang Hak Pengelolaan yang memiliki S-PHL dengan predikat baik;
- 18 (delapan belas) bulan sekali, terhadap pemegang PBPH dan pemegang Hak Pengelolaan yang memiliki S-PHL dengan predikat sedang;
- 12 (dua belas) bulan sekali, terhadap pemegang PBPH dan pemegang Hak Pengelolaan yang memiliki S-Legalitas;
- Surat pemberitahuan jadwal penilikan dikirimkan kepada auditi enam bulan sebelum jatuh tempo jadwal penilikan.
- Surat permintaan data akan dikirimkan setelah diterimanya konfirmasi kesediaan Auditi untuk dilaksanakan Audit Penilikan.
- Persiapan Audit
- Pembentukan Tim Audit Penilikan
- Menyampaikan surat pemberitahuan rencana penilikan kepada Direktur dilengkapi dengan daftar nama dan waktu pelaksanaan penilikan.
- LPVI mempublikasikan rencana penilikan di website LPVI, website Kementerian (www.silk.menlhk.go.id) paling lambat 7 hari kalender sebelum pelaksanaan.
- Audit Tahap 1
- Melakukan kajian terhadap dokumen auditi
- Menyusun Rencana Audit kapangan
- Koordinasi Teknis dengan KLHK
- Audit Tahap II dengan kegiatan :
- Melakukan koordinasi awal dengan Instansi Kehutanan Propinsi dan Balai
- Melakukan Pertemuan pembukaan dengan Auditi
- Melakukan Verifikasi dokumen dan observasi lapangan
- Melakukan Pertemuan penutupan dengan Auditi
- Melakukan Koordinasi Akhir dengan instansi kehutanan Propinsi dan Balai
- Tim Audit menyelesaikan penyusunan laporan dalam 21 (dua puluh satu) hari kalender sejak pertemuan penutupan.
- Pengambilan keputusan dilakukan oleh Pengambil Keputusan yang berstatus personil tetap.
- Keputusan hasil penilikan dapat berupa kelanjutan (termasuk perubahan predikat kinerja), pembekuan atau pencabutan S-PHL.
- Hasil Keputusan Penilikan akan disampaikan kepada auditi sehari setelah tanggal Pengambilan Keputusan.
- Kegiatan penilikan sampai dengan pengambilan keputusan dan pemberitahuan hasil keputusan penilikan kepada auditi, diselesaikan dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender sejak pertemuan penutupan atau 42 (empat puluh dua) hari sejak pertemuan pembukaan .
- Hasil penilaian penilikan dalam bentuk Keputusan Sertifikasi dan Resume Laporan akan dipublikasikan di website www.almasentra.com dan website Kementerian (www.silk.menlhk.go.id) selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah pengambilan keputusan.
RESERTIFIKASI PHL
- Re-Sertifikasi VLHH Kayu diberlakukan terhadap selain pemegang PBPH dan Hak Pengelolaan
- Auditi mengajukan permohonan re-sertifikasi kepada LPVI paling lambat 6 (enam) bulan sebelum berakhirnya masa berlaku S-Legalitas.
- Terhadap kepemilikan S-Legalitas yang diperoleh secara berkelompok (group certification atau multisite certification), verifikasi pada proses re-sertifikasi dilakukan sesuai ketentuan pada sertifikasi awal
- Keputusan hasil re-sertifikasi ditetapkan sebelum berakhir masa berlaku S-Legalitas.
AUDIT KHUSUS
- Audit khusus dilakukan untuk menindaklanjuti hal-hal sebagai berikut:
- Rekomendasi dari Tim Ad Hoc Penyelesaian Keluhan atau Banding (sesuai dengan ketentuan penyelesaian keluhan dan banding) terkait keluhan dari Pemantau Independen atas kinerja Auditee.
- Informasi dari pemerintah atau pemerintah daerah yang menunjukkan bahwa Auditee tidak memenuhi lagi persyaratan PHPL sesuai standar yang berlaku.
- Keperluan untuk mengaktifkan kembali pembekuan sertifikat.
- Sebelum dilaksanakan audit khusus, akan dilakukan konfirmasikan kepada Auditi tentang waktu pelaksanaan audit khusus selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sebelum pelaksanaan audit khusus.
- Pelaksanaan Audit khusus, pengambilan keputusan dan pemberitahuan hasil keputusan audit khusus, diselesaikan paling lama 30 (tiga puluh) hari kalender.
- Audit khusus yang ditujukan untuk pengaktifan kembali S-PHL yang dibekukan, hasil keputusan sertifikasi tidak boleh melewati batas akhir masa pembekuan S-PHL.
- Keputusan dan resume hasil audit khusus akan diumumkan melalui di website LPVI, website Kementerian (www.silk.menlhk.go.id) selambat lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah pengambilan keputusan.
- Auditi yang tidak bersedia dilaksanakan audit khusus sesuai rekomendasi Tim Ad Hoc Penyelesaian Keluhan atas keluhan yang diajukan oleh Pemantau Independen akan dilakukan pencabutan S-PHL auditi, dan mengumumkan pencabutan S-PHL Auditi melalui website Kementerian (www.silk.menlhk.go.id) dilengkapi dengan dokumen keluhan.
- Auditi tidak bersedia dilaksanakan audit khusus atas Data dan informasi dari pemerintah atau pemerintah daerah yang menunjukkan bahwa Auditi tidak memenuhi lagi persyaratan PHL sesuai standar yang berlaku, akan dilakukan pembekuan S-PHL auditi, dan mengumumkan melalui website Kementerian (www.silk.menlhk.go.id) dilengkapi dengan dokumen keluhan.
PEMBEKUAN DAN PENCABUTAN S-PHL
I. PEMBEKUAN
- Hal-hal yang menyebabkan S-PHL dibekukan :
- Pemegang S-PHL tidak bersedia dilakukan penilikan sesuai jangka waktu yang ditetapkan dalam prosedur LPVI.
- Tindak lanjut hasil keputusan penilikan atau audit khusus.
- Jika dikemudian hari Pemegang S-PHL terbukti tidak mengungkapkan data yang benar dan berpengaruh terhadap keputusan sertifikasi.
- Jangka waktu pembekuan S-PHL adalah paling lama 3 (tiga) bulan.
- Mekanisme audit untuk pengaktifan kembali S-PHL yang dibekukan baik karena tidak melakukan penilikan maupun izin auditee dibekukan, dilakukan melalui audit khusus yang harus diselesaikan dalam jangka waktu 3 bulan dari sejak dibekukan.
- Biaya pelaksanaan audit khusus dibebankan kepada Auditi
- Melakukan pemberitahuan secara tertulis kepada Kementerian LHK perihal pembekuan S-PHL Auditi.
- Mempublikasikan pembekuan S-PHL auditi di website Almasentra Sertifikasi (www.almasentra.com) dan website Kementerian LHK (www.silk.menlhk.go.id).
II. PENCABUTAN
- Hal-hal yang menyebabkan S-PHL dicabut:
- Pemegang S-PHL tetap tidak bersedia dilakukan penilikan sampai dengan 3 (tiga) bulan penetapan pembekuan sertifikat.
- Pemegang S-PHL selama 3 (tiga) bulan masa pembekuan sertifikat, tidak mampu melengkapi kekurangan data dan informasi penyebab pembekuan S-PHL.
- Telah mendapatkan putusan hukum yang berkekuatan hukum tetap (inkracht van gewijsde) akibat adanya pelanggaran antara lain:
- melakukan penebangan di luar blok yang sudah ditentukan,
- pelanggaran Hak Azasi Manusia (HAM),
- membeli dan/atau menerima dan/atau menyimpan dan/atau mengolah dan/atau menjual kayu ilegal,
- melakukan pembakaran hutan di areal kerjanya.
- Pemegang S-PHL kehilangan hak untuk menjalankan usahanya atau izin usahanya dicabut.
- Melakukan pemberitahuan secara tertulis kepada Kementerian LHK perihal pencabutan S-PHL Auditi.
- Mempublikasikan pencabutan S-PHL auditi di website Almasentra Sertifikasi (www.almasentra.com) dan website Kementerian LHK (www.silk.menlhk.go.id).
TRANSFER SERTIFIKASI PHL
I. Ketentuan Umum
- Transfer sertifikasi adalah mekanisme pengalihan layanan sertifikasi dari LPVI ke LPVI lainnya.
- LPVI asal/penerbit dengan LPVI penerima transfer harus memiliki ruang lingkup akreditasi yang sama
- Transfer sertifikasi tidak mengubah siklus sertifikasi.
- Transfer sertifikasi dilakukan paling lambat 6 (enam) bulan sebelum masa berlaku sertifikat berakhir
- Transfer sertifikat diperbolehkan dengan alasan :
- Permintaan pemegang S-Legalitas; atau
- LPVI dicabut akreditasinya oleh KAN
II. Transfer sertifikasi atas permintaan Auditi/Pemegang Sertifikat
- Transfer sertifikat dilakukan bukan atas dasar persaingan tidak sehat.
- Auditi menjamin terjaganya integritas dan kredibilitas sertifikasi.
- Auditi mengajukan Surat Permohonan transfer sertifikasi dan ditembuskan kepada Direktur, KAN, Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai, dan Kepala Dinas Kabupaten/Kota.
- Melakukan koordinasi data dan informasi Auditi dengan LPVI penerbit untuk mengkaji permohonan transfer sertifikasi.
- Kajian dilakukan dalam bentuk kajian dokumentasi atau kajian lapangan jika diperlukan.
- Dalam hal tidak tersedia informasi yang memadai dari LPVI penerbit, akan dilakukan kajian lapangan.
- Kajian transfer sertifikasi akan didokumentasikan dan mencakup hal hal sebagai berikut :
- Kajian kesesuaian ruang lingkup akreditasi.
- Memastian bahwa transfer sertifikasi tidak dikarenakan adanya ketidaksesuaian, pembekuan dan pencabutan sertifikat.
- Validitas sertifikasi dan lingkup sertifikasi yang akan dipindahkan.
- Kajian keberadaan ketidaksesuaian yang belum ditutup oleh LPVI sebelumnya.
- Kajian catatan proses sertifikasi atau checklist yang tersedia.
- Akan dikaji catatan keluhan yang diterima dan tindak lanjut yang dilakukan.
- Kajian tahapan siklus sertifikasi.
- Kajian kepatuhan hukum Auditi.
- Keputusan transfer sertifikasi tergantung pada kondisi yang ada dan tingkat permasalahan yang ditemukan.
- Dalam hal informasi sebagai dasar kajian tidak tersedia secara memadai, akan dilakukan koordinasi dengan Auditi untuk dilakukan sertifikasi awal.
- Dalam hal terdapat keraguan informasi atas sertifikasi yang ada, akan dilakukan koordinasi dengan Auditi untuk dilakukan sertifikasi awal.
- Dalam hal jatuh tempo penilikan telah melewati batas waktu 3 bulan. akan dilakukan koordinasi dengan Auditi untuk dilakukan sertifikasi awal.
- Dalam hal masih terdapat ketidaksesuaian, akan dilakukan pemastian bahwa ketidaksesuaian tersebut dapat ditutup.
- AKan diterbitkan sertifikat dalam hal hasil kajian tidak ditemukan indikasi ketidaksesuaian dan potensi masalah.
- Program penilikan berikutnya mengacu pada jadwal penilikan siklus audit awal.
- Apabila terdapat keraguan atas sertifikasi yang ada setelah dilakukan kajian LPVI penerima harus:
- Keputusan transfer sertifikat dipublikasikan di website www.almasentra.com dan, laman SILK (http://silk.menlhk.go.id) paling lama 7 (tujuh) hari kalender setelah keputusan menerima transfer sertifikat.
- Auditi melaporkan transfer sertifikat secara tertulis kepada Direktur dengan tembusan KAN disertai dengan alasannya dan dilampiri dengan surat pernyataan terjaminnya integritas dan kredibilitas sertifikasi dan copy surat perjanjian kontrak dengan LPVI penerima sertifikasi,selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah tanggal kontrak.
III. Transfer sertifikasi karena LPVI Dicabut Akreditasinya
- LPVI yang dicabut akreditasinya wajib mentransfer Sertifikat yang telah diterbitkan kepada LPVI lain dengan ruang lingkup akreditasi yang sama dan dengan persetujuan LPVI penerima dan Auditi.
- Personil LPVI penerima transfer berkoordinasi dengan personil LPVI penerbit Sertifikat untuk mengkaji permohonan transfer sertifikasi.
- Kajian yang dilakukan dalam bentuk kajian dokumentasi, dan apabila diperlukan dapat melakukan audit lapangan terhadap Pemegang S-Legalitas.
- Transfer sertifikat diajukan oleh LPVI yang dicabut akreditasinya kepada LPVI lain atau penerima transfer sertifikat dengan tembusan kepada Direktur, KAN, UPT Kementerian dan SKPD terkait.
- Biaya yang menyertai transfer Sertifikat kepada LPVI yang dicabut akreditasinya.
- Sertifikat yang sedang dibekukan otomatis berakhir dan dapat mengajukan sertifikasi awal kepada LPVI yang lain
IV. Transfer sertifikasi karena LPVI habis masa berlaku akreditasinya.
- LPVI yang telah habis masa berlaku akreditasinya wajib mentransfer Sertifikat yang telah diterbitkan kepada LPVI lain dengan ruang lingkup akreditasi yang sama dan dengan persetujuan LPVI penerima dan Auditi.
- Transfer sertifikasi LPVI yang telah habis masa berlaku akreditasinya hanya dapat dilakukan dalam jangka waktu tidak melebihi 40 (empat puluh) hari kalender sejak habis masa berlaku akreditasinya.
- Personil LPVI penerima transfer berkoordinasi dengan personil LPVI penerbit Sertifikat untuk mengkaji permohonan transfer sertifikasi.
- Dalam hal tidak adanya persetujuan dari calon LPVI penerima sertifikasi, maka diajukan sebagai sertifikasi awal.
- Transfer sertifikat diajukan oleh LPVI yang berakhir akreditasinya kepada LPVI lain atau penerima transfer sertifikat dengan tembusan kepada Direktur, KAN, UPT Kementerian dan SKPD terkait.
- Biaya yang menyertai transfer Sertifikat dibebankan kepada kepada LPVI yang dicabut akreditasinya.
- Sertifikat yang sedang dibekukan otomatis berakhir dan dapat mengajukan sertifikasi awal kepada LPVI yang lain
Adress
Head Office :
Jl. Pejaten Raya 12 B,
Pejaten Barat, Ps Minggu,
JAKARTA SELATAN 12510
Operational Office :
Royal Spring Business Park 10,
Jl. Ragunan Raya 29 A,
Jati Padang, Ps Minggu
JAKARTA SELATAN. 12540
Representatif Office :
Jl. Soekarno - Hatta No 49
Desa Senenan, Kec.Tahunan,
JEPARA
Services
Certification VLHH HILIR :
- Perijinan Berusaha Pengolahan HHK
- Perijinan Berusaha Kegiatan Industri,
- TPT-KB ; Eksportir ; Importir
Certification VLHH HULU :
- PBPH dan Hak Pengelolaan
- PKKNK ; Hutan Hak ; Perhutanan Sosial
Certification PHL :
- PBPH dan Hak Pengelolaan
Penerbitan V-Legal/Lisensi FLEGT
Contact
Office : 021-78838341-42
Fax : 021-78838339
MR : 0852-2812-0629
Marketing : 0813-8773-3485
V-Legal : 0818-0738-0792 /
0813-8773-3485
© Almasentra. All Rights Reserved.